Основная цель распределения (классификации) документов— повышение эффективности работы административно-управленческого аппарата. Классификация документов обеспечивает быстрый поиск в реестрах и архивах, ускоряет рабочие процессы согласования, исполнения, контроля и отчетности. 

В любой организации, вне зависимости от сферы деятельности и количества сотрудников, ежедневно формируются собственные документы или присылаются документы со стороны прочих организаций. Это могут быть приказы и распоряжения, деловые письма(корреспонденция), договоры, коммерческие предложения, отчетность и т.п. За определенный период количество документов может достигнуть сотен или нескольких тысяч, а в средней или крупной организации количество исчисляется десятками тысяч документов. По этой причине возникает один из главных вопросов - как долго хранить эти документы? В данной статье постараемся подробнее ответить на данный вопрос.

Перед тем как описать варианты установки (инсталляции) программы «Документ Плюс», необходимо уделить внимание некоторым моментам, которые влияют на выбор программного решения, а также дать определение терминам, которые помогут разобраться в актуальных нюансах сферы современных программных приложений. Существуют различные критерии для принятия решения, какой программный продукт выбрать для формирования реестров (архивов) документов и договоров.  

Если сотрудники хранят рабочую информацию в открытом виде, то важно, чтобы эти данные не попали в открытый доступ для злоумышленников.Чтобы минимизировать потери важной информации и исключить посторонний доступ к персональным данным, необходимо ответить на вопрос – как в организации обеспечивается информационная безопасность, хотя бы на минимальном базовом уровне.

Каждый руководитель или специалист, ежедневно работающий с договорами, обладает собственным уникальным опытом работы.  Ключевым вопросом договорного учета является «как повысить эффективность работы с договорами?».Прежде всего, необходимо проанализировать наработанные правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение.

Делопроизводство затрагивает процессы формирования документов и последующей работы с ними  в рамках регламентов организации. Можно выделить три ключевых назначения делопроизводства:

• Составление, оформление и согласование документов;
• Движение и контроль исполнения документов;
• Систематизация хранения документов и связанной с ними  информации.

Ведение договорного учета относится к одной из ключевых задач организации. Работа с договорами включает в себя различные этапы, от анализа коммерческих предложений, выбора поставщика или заказчика, согласования проекта договора и контроля его исполнения. Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который могут быть вовлечены несколько подразделений, например отдел продаж или закупок, руководство и бухгалтерия,  а также канцелярию или секретариат.