СофтАкадемия » Статьи и обзоры




Пять главных реестров договорного учета



Ведение договорного учета относится к одной из ключевых задач организации. Работа с договорами включает в себя различные этапы, от анализа коммерческих предложений, выбора поставщика или заказчика, согласования проекта договора и контроля его исполнения. Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который могут быть вовлечены несколько подразделений, например отдел продаж или закупок, руководство и бухгалтерия,  а также канцелярию или секретариат.

Правильно организованный учет договоров и первичной документации снижает риски не эффективного контроля, а применение в работе специализированных программных решений ускоряет работу и делает более безопасным хранение документов договорного учета.

Любой договор не появится сам по себе, предварительно необходимо проанализировать коммерческие предложения (заявки) от поставщиков (если речь идет о расходных договорах) или наоборот, собирать информацию о тендерах для формирования собственных предложений как исполнитель (доходные договоры). После заключения договора требуется контроль исполнения, который сопровождается учетом первичной документации. А взаимодействие между сторонами договора происходит путем обмена официальными письмами (деловой корреспонденцией).

Можно условно выделить пять ключевых табличных форм договорного учета:

1.    Реестр заявок.
Заявки могут быть как исходящие, в виде собственных коммерческих предложений при участии в конкурсах или тендерах. Также заявки могут относится к "входящим", если организация собирает их в виде предложений от поставщиков и исполнителей. На основе анализа заявок выбирается лучшее предложение и заключается договор с победившим контрагентом.

2.    Реестр договоров.

Главный журнал договорного учета. Табличную форму такого реестра организация вправе утвердить самостоятельно, либо приказом об учетной политике, либо положением о договорной работе.


3.    
Справочник контрагентов.

В нем хранится подробная информация о покупателях, поставщиках и прочих юридических и физических лицах, с которыми работает организация. Единый справочник контрагентов позволит ускорить поиск необходимой информации (реквизиты, договоры с контрагентом, контакты сотрудников и т.п.).


4.    
Реестр первичной документации.

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо контроля первичных документов в рамках исполнения договоров.


5.    
Реестр писем (корреспонденции).

Исполнение договора сопровождается входящей и исходящей деловой корреспонденцией. Структурированный реестр писем поможет поддерживать порядок для их учета.

Опишем более подробно указанные выше реестры и справочники.


 


 

РЕЕСТР ЗАЯВОК

Заявки можно разделить на два типа: 

  1. Исходящие заявки. Когда организация предоставляет свои коммерческие предложения в качестве поставщика или исполнителя. При исходящих заявках организация является участника конкурса или тендера, открытого второй стороной в качестве заказчика.
  2. Входящие заявки. В данном случае организация собирает коммерческие предложения в качестве покупателя или заказчика. Т.е. организация организует конкурс или тендер, либо самостоятельно ищет поставщиков по открытым источникам информации.

 В условиях рыночной экономики распространены конкурентные закупки или тендеры. Это удобный инструмент, выгодный обеим сторонам сделки – и поставщику, и заказчику. Закупки на конкурсной основе могут проводиться по различным причинам. Наиболее распространённый мотив – выбор поставщика или подрядчика с предложением по минимальной стоимости. Также целью проведения тендера может быть анализ рынка посредством сбора предварительных заявок от различных контрагентов.

Условно торги можно разделить на две группы:

  1. В первую входят ценовые закупки, например аукционы, когда выбирают по минимальной стоимости предложения.
  2. Ко второй группе относятся конкурсы, которые подразумевают наличие нескольких критериев (помимо цены), установленных заказчиком. Это актуально для исполнения масштабных проектов или поставок сложной продукции. Предъявление отдельных требований к участникам конкурса – то, чем тендер отличается от аукциона, у которого основным критерием выбора победителя является минимальная цена.




РЕЕСТР ДОГОВОРОВ

Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа — основные функции журнала регистрации договоров. Законодательство не содержит жестких требований к порядку учёта, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает сам, исходя из своей ситуации и потребности.

Регистрация договоров в организации может происходить в двух вариантах: 

  1. Централизованный подход, при котором учетом договоров занимается выделенный сотрудник или группа специалистов, ответственных за договорной учет.
  2. Децентрализованный подход означает, что учетом собственных договорных соглашений занимается отдел, который заключил данный договор и сопровождает его. 

В любой сфере деятельности организации возникает необходимость заключать договор, независимо от того, приобретаем или продаем товар (услугу). И на практике часто требуется формировать списки (реестры или отчеты) по договорам для различных целей. Например, руководители просят отчеты по договорам для финансового учета, бухгалтерии  — для сверки расчетов, оценки наличия оригиналов и т.д.  Для удобства учета договоров ведут специальный реестр или журнал.

Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

 



СПРАВОЧНИК КОНТРАГЕНТОВ

Контрагент — это физическое или юридическое лицо (ИП), с которым вы заключили гражданско-правовой договор. Другими словами — поставщик (исполнитель) или покупатель (заказчик) товаров и услуг. Термин «контрагент» применяется, когда говорят об отношениях юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в качестве сторон договора.

Правильный учет контрагентов позволяет организовать единый архив с подробной информацией, которая включает в себя реквизиты юридического лица или ИП, список сотрудников с контактами, информацию об отношениях с ним. Помимо юридического лица (ИП) справочник контрагентов может содержать информацию о физических лицах клиентах

или физ. лицах поставщиках. Преимуществом данного реестра контрагентов будет хранение информации о связанных договорах с ним и информации о текущем статусе платежей (задолженностей) по данному контрагенту.

Табличные формы учета контрагентов можно вести в таблицах Excel или применяя специальные программные решения, которые позволяют ускорить работу с контрагентами в рамках договорного учета. Современные программы позволяют автоматически загрузить реквизиты и адреса из онлайн-сервисов,  а также контролировать статус согласования договора с контрагентом и формировать аналитические отчеты по долгам и платежам от контрагентов.






РЕЕСТР ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Первичный документ предназначен для подтверждения определенного события при исполнении договора: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам и т.п.

При учете первичной документации необходимо, чтобы каждый бланк проходил регистрации внутри предприятия. Это позволит минимизировать риск утери документов. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации первичной документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Сделки в разных организациях существенно отличаются. Но существует строгий перечень первичной документации, обязательный для бухгалтерского учета:

•          Договор.

•          Счет на оплату.

•          Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.

•          Товарная накладная.

•          Акт выполненных работ или оказанных услуг.

•          Счет-фактура.

•          УПД (заменяет акт/накладную + счёт-фактуру).

 

Шаблоны первичной документации можно составлять самостоятельно или использовать унифицированные формы (ст. 9 № 402-ФЗ). Но юридическую силу будет иметь документ, содержащий указанные ниже реквизиты:

•          Название документа.

•          Дата создания.

•          Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.

•          Содержание документа или хозоперации.

•          Натуральные и денежные показатели.

•          Данные ответственных лиц.

•          Подписи сторон.

 

 



РЕЕСТР ПИСЕМ (КОРРЕСПОНДЕНЦИИ)

Обмен входящей и исходящей корреспонденцией — это способ взаимодействия между сторонами договора,  а также с дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами, участвующими в процессе исполнения договора.

Все входящие и исходящие документы необходимо регистрировать по двум номерам — сначала документ регистрирует организация-отправитель как исходящий, затем — организация-получатель как входящий.

К входящим или исходящим документам можно отнести:

  • Информационно-справочные материалы, в том числе законы, указы, постановления
  • Распорядительные документы, среди которых инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения, приказы.
  • Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.
  • Договоры и акты.
  • Доверенности.
  • Подтверждающие оплату документы.
  • Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
  • Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.
  • Все виды отчетности.
  • Обращения организаций и граждан.

Порядок обработки корреспонденции устанавливается внутренней инструкцией или положением о документообороте в локальных нормативных актах организации. Первичная обработка входящей корреспонденции необходима для сортировки наиболее важных документов и расстановки приоритетов для ознакомления с ними руководителей и исполнителей.

Эффективным способом учета корреспонденции является применение специальных программных решений. Это могут быть комплексные системы учета договоров, содержащие отдельный модуль для учета писем. Или программные решения только для учета входящей и исходящей корреспонденции для применения в канцелярии или секретариате. После регистрации все документы вносятся в базу данных. Как минимум вносится регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об отправителе и исполнителе. Использование программных решений для учёта входящей и исходящей корреспонденции помогает осуществлять хранение и  контроль исполнения документов.








Все статьи







Статьи
Новости
05.05.2022
АО "ЦЕНТР ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ И РЕМОНТА ВОЗДУШНЫХ СУДОВ РУСАЭРО" выбирает "Договор Партнер"
18.04.2022
Компания "Балтийские кондиционеры" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
11.04.2022
Одно из ведущих предприятий в сфере инженерных изысканий, геодезических и картографических работ, выбирает "ДокПартнер"
08.02.2022
Акционерное общество «Региональная Корпорация развития и поддержки Тульской области» выбирает "Договор Партнер"
28.01.2022
ФКУ "ДИРЕКЦИЯ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ, РЕКОНСТРУКЦИИ И РЕСТАВРАЦИИ КОМПЛЕКСА ЗДАНИЙ МИД РОССИИ" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
17.01.2022
Компания «Технотроникс», производитель комплексных программно-аппаратных систем мониторинга удаленных объектов, выбирает "Договор Партнер"
14.01.2022
Один из ведущих региональных учебных центров профессионального обучения выбирает "Отдел Кадров Плюс"
10.12.2021
Компания "Брегис", разработчик информационных систем для медицинских лабораторий выбирает "Договор Партнер"
25.11.2021
Компания "Промышленное энергетическое товарищество" выбирает "ДокПартнер"
11.10.2021
Один из ведущих производителей водных дисперсий полимеров выбирает "ДокПартнер"
27.08.2021
ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
11.08.2021
Одна из ведущих озеленительных компаний выбирает "Договор Партнер"

Компания «РП-интеграция» является центром компетенции по разработке, внедрению и сопровождению программного обеспечения. Наработанный опыт в различных проектах и высокий уровень компетенции в сфере реализации программных решений, позволяет обеспечить полный цикл реализации проекта: анализ и постановка задачи; консультации по технологиям; запуск продукта; интеграция приложений; поддержка и сопровождение.
Портфолио компании «РП-интеграция» включает в себя как готовые (базовые) программные продукты, так индивидуальные решения (заказное ПО), реализованные под специфичные задачи Заказчиков. Скачать презентацию.
РП-интеграция: эксперт программных решений.