СофтАкадемия » Статьи и обзоры




Три главных реестра учета документов



Делопроизводство затрагивает процессы формирования документов и последующей работы с ними  в рамках регламентов организации. Можно выделить три ключевых назначения делопроизводства:

  • Составление, оформление и согласование документов;
  • Движение и контроль исполнения документов;
  • Систематизация хранения документов и связанной с ними  информации.

Перечисленные выше цели делопроизводства тесно связаны с формированием различных табличных форм (реестров и журналов), среди которых можно выделить следующие:

  • Реестр внутренних документов;
  • Реестр входящей и исходящей корреспонденции;
  • Прочие реестры документов в зависимости от вида отчетности.

Ниже в статье опишем подробнее указанные виды реестров.



РЕЕСТР ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ 

Внутренние документы необходимы для регулирования административных (управленческих) вопросов повседневной деятельности любой организации. Данные документы обеспечивают контроль и исполнение управленческих решений. Понятие «внутренние документы» может включать в себя служебные бумаги для внутреннего использования в рамках организации. Данный тип документов не регламентируется законодательством, так как они не выходят за пределы подготовившей их организации.

Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами. Необходимость разработки некоторых внутренних актов устанавливается действующим законодательством.


Виды внутренних документов

В зависимости от назначения и содержания, внутренние документы можно условно распределить на следующие виды (категории): 

  • Организационно-правовые. Предназначены для формирования правовой базы компании. К ним могут относится Устав, штатное расписание, регламент, должностные инструкции и т.п.
  • Распорядительные. Необходимы для оформления управленческих решений, например в виде приказов по основной деятельности и личному составу.
  • Информационно-справочные. К таким документам можно отнести служебные записки, заявления, протоколы и заключения.
  • Договоры и заявки.  Необходимы для формирования отношений между контрагентами (физическими или юридическими лицами).
  • Служебные-бумаги по основной деятельности. Необходимы для регулирования текущей деятельности организации. К данным документам относятся лицензии, разрешения, допуски, свидетельства и уведомления.
  • Финансово-бухгалтерские. Необходимы для различных видов отчетности (налоговой, бухгалтерской, статистической, финансовой).
  • По трудовым отношениям. Данные документы регламентируют права и обязанности работников и работодателя. Это могут быть трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и т.п.
  • Личные. Формируются в индивидуальном порядке со стороны сотрудников. К таким документам можно отнести доверенности, расписки, резюме.

Регистрация внутренних документов

Так как внутренние документы регламентируют деятельность организации, то необходимо вести учет и регистрацию подобных документов. На практике регистрация внутренних документов ведется децентрализовано в соответствии с отделами, где эти документы оформляются. Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии. 

Ключевым преимуществомбудет применение специальных программных решений для организации единого электронного архива документов с быстрым поиском необходимой сведений и файлов, относящихся к внутренней документации.

Наиболее эффективным способом учета документов является применение табличных форм в виде реестров (журналов), для фиксации сведений по каждому виду внутренних документов. С целью упрощения поиска рекомендуется вести отдельные реестры для каждого вида внутренних документов, например, журнал регистрации: дополнительных соглашений, приказов по основной деятельности, служебных записок и т.д.

Минимальных набор атрибутов (столбцов реестра документов) может включать следующие сведения:

  • Порядковый номер;
  • Номер документа;
  • Дата регистрации;
  • Предмет (содержание) документа;
  • Инициатор;
  • Исполнитель;
  • Текущий статус документа;
  • Ссылка на файлы по документу (например сканы, word, excel и т.п).

В зависимости от вида деятельности организации реестр документов может быть дополнен сведениями, отражающими определенную специфику. Например, для управляющей организации может существовать вид документа «заявка» с полями (атрибутами) «ФИО заказчика» и «адрес», для фиксации информации от кого получена заявка и по какому адресу ее исполнить.

 


РЕЕСТР ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Все организации постоянно обмениваются деловыми письмами (корреспонденцией) со своими контрагентами (партнерами) и различными государственными инстанциями и ведомствами. Количество входящих и исходящих писем может исчисляться сотнями и тысячами.  Для учета  и регистрации корреспонденции применяются журналы (реестры) входящей и исходящей документации. Это позволяет систематизировать учет  и организовать быстрый поиск необходимых сведений по деловым письмам.

Ключевые преимущества ведения единых реестров корреспонденции:

  • учет, порядок и сохранность деловой переписки;
  • быстрый поиск;
  • распределение полученных писем и распоряжений между исполнителями;
  • контроль статусов исполнения, если корреспонденция относится к исполнительным документам;

Строгой табличной формы для подобного реестра не существует. Каждая организация самостоятельно принимает решение, в каком виде фиксировать сведения.


Существует три варианта ведения единого реестра входящей и исходящей корреспонденции:

  • Бумажный вид;
  • Файлы Word или Excel;
  • Специальные программные решения;

Преимущества применения программного обеспечения следующие:

  • удобство систематизации в виде электронных карточек документов
  • быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
  • построение сложных отчетов по различным фильтрам и сортировкам
  • многопользовательский сетевой доступ к единой электронному архиву корреспонденции.

На практике для регистрации отправленных и поступивших деловых писем ведут два реестра:

  • реестр исходящей корреспонденции;
  • реестр входящей корреспонденции.


К ключевым параметрам (столбцам) обоих реестров можно отнести:

  • порядковый номер;
  • регистрационный номер и дата;
  • адресат или получатель (контрагенты и ФИО сотрудников);
  • исполнитель;
  • наличие примечаний и прочих признаков и пометок;
  • ссылка на файлы (например сканы, word, excel и т.п).
  • дату поступления или отправки;
  • исполнитель (ФИО и должность сотрудника);
  • содержание (предмет) письма;
  • срок (дата) исполнения документа;
  • способ доставки корреспонденции;
  • резолюция директора;
  • прочие сведения, отражающие специфику переписки с контрагентом или государственным органом (инстанцией).



 
ПРОЧИЕ РЕЕСТРЫ ДОКУМЕНТОВ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ВИДА ОТЧЕТНОСТИ

Помимо реестров внутренних и внешних документов (корреспонденции), каждая организация в рамках своей сферы деятельности сталкивается с составлением различной отчетности в виде разнообразных табличных форм. Формирование большого количества отчетов находится в компетенции бухгалтеров. Но на практике, в зависимости от целей и содержания, отчеты также могут формировать финансисты, экономисты, менеджеры, специалисты по закупкам, кадровики, специалисты по охране труда, делопроизводители и т.д.

Отчетность можно объединить в группы: 

  • По видам (бухгалтерская (финансовая), налоговая, кадровая, управленческая, статистическая, оперативная отчетность);
  • По назначению (для внутреннего или внешнего использования);
  • По срокам представления (например, сроки внутренних отчетов устанавливаются руководителями, а сроки внешних отчетов строго регламентируются законами);
  • По степени обобщения данных (два вида: «первичная отчетность» – в рамках одной организации, а «консолидированная отчетность» в рамках группы компаний, например  холдинг);
  • По способу представления (бумажный вид или электронный формат).

 




Все статьи







Статьи
Новости
14.11.2022
Крупная транспортная компания Республики Беларусь выбирает "ДокПартнер"
07.10.2022
Компания "Балтийские кондиционеры" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
12.09.2022
АО "ЦЕНТР ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ И РЕМОНТА ВОЗДУШНЫХ СУДОВ РУСАЭРО" выбирает "Договор Партнер"
30.07.2022
Одно из ведущих предприятий в сфере инженерных изысканий, геодезических и картографических работ, выбирает "ДокПартнер"
27.05.2022
Одна из ведущих компаний по экспедированию и таможенному оформлению выбирает "Отдел Кадров Плюс"
08.02.2022
Акционерное общество «Региональная Корпорация развития и поддержки Тульской области» выбирает "Договор Партнер"
28.01.2022
ФКУ "ДИРЕКЦИЯ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ, РЕКОНСТРУКЦИИ И РЕСТАВРАЦИИ КОМПЛЕКСА ЗДАНИЙ МИД РОССИИ" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
17.01.2022
Компания «Технотроникс», производитель комплексных программно-аппаратных систем мониторинга удаленных объектов, выбирает "Договор Партнер"
14.01.2022
Один из ведущих региональных учебных центров профессионального обучения выбирает "Отдел Кадров Плюс"
10.12.2021
Компания "Брегис", разработчик информационных систем для медицинских лабораторий выбирает "Договор Партнер"
25.11.2021
Компания "Промышленное энергетическое товарищество" выбирает "ДокПартнер"
11.10.2021
Один из ведущих производителей водных дисперсий полимеров выбирает "ДокПартнер"

Компания «РП-интеграция» является центром компетенции по разработке, внедрению и сопровождению программного обеспечения. Наработанный опыт в различных проектах и высокий уровень компетенции в сфере реализации программных решений, позволяет обеспечить полный цикл реализации проекта: анализ и постановка задачи; консультации по технологиям; запуск продукта; интеграция приложений; поддержка и сопровождение.
Портфолио компании «РП-интеграция» включает в себя как готовые (базовые) программные продукты, так индивидуальные решения (заказное ПО), реализованные под специфичные задачи Заказчиков. Скачать презентацию.
РП-интеграция: эксперт программных решений.