Делопроизводство затрагивает процессы формирования документов и последующей работы с ними  в рамках регламентов организации. Можно выделить три ключевых назначения делопроизводства:

• Составление, оформление и согласование документов;
• Движение и контроль исполнения документов;
• Систематизация хранения документов и связанной с ними  информации.

Перечисленные выше цели делопроизводства тесно связаны с формированием различных табличных форм (реестров и журналов), среди которых можно выделить следующие:

• Реестр внутренних документов;
• Реестр входящей и исходящей корреспонденции;
• Прочие реестры документов в зависимости от вида отчетности.

Ниже в статье опишем подробнее указанные виды реестров.

РЕЕСТР ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ 

Внутренние документы необходимы для регулирования административных (управленческих) вопросов повседневной деятельности любой организации. Данные документы обеспечивают контроль и исполнение управленческих решений. Понятие «внутренние документы» может включать в себя служебные бумаги для внутреннего использования в рамках организации. Данный тип документов не регламентируется законодательством, так как они не выходят за пределы подготовившей их организации.

Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами. Необходимость разработки некоторых внутренних актов устанавливается действующим законодательством.

Виды внутренних документов

В зависимости от назначения и содержания, внутренние документы можно условно распределить на следующие виды (категории): 

• Организационно-правовые. Предназначены для формирования правовой базы компании. К ним могут относится Устав, штатное расписание, регламент, должностные инструкции и т.п.

• Распорядительные. Необходимы для оформления управленческих решений, например в виде приказов по основной деятельности и личному составу.

• Информационно-справочные. К таким документам можно отнести служебные записки, заявления, протоколы и заключения.

• Договоры и заявки.  Необходимы для формирования отношений между контрагентами (физическими или юридическими лицами).

• Служебные-бумаги по основной деятельности. Необходимы для регулирования текущей деятельности организации. К данным документам относятся лицензии, разрешения, допуски, свидетельства и уведомления.

• Финансово-бухгалтерские. Необходимы для различных видов отчетности (налоговой, бухгалтерской, статистической, финансовой).

• По трудовым отношениям. Данные документы регламентируют права и обязанности работников и работодателя. Это могут быть трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

• Личные. Формируются в индивидуальном порядке со стороны сотрудников. К таким документам можно отнести доверенности, расписки, резюме.

Регистрация внутренних документов

Так как внутренние документы регламентируют деятельность организации, то необходимо вести учет и регистрацию подобных документов. На практике регистрация внутренних документов ведется децентрализовано в соответствии с отделами, где эти документы оформляются. Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии. 

Ключевым преимуществомбудет применение специальных программных решений для организации единого электронного архива документов с быстрым поиском необходимой сведений и файлов, относящихся к внутренней документации.

Наиболее эффективным способом учета документов является применение табличных форм в виде реестров (журналов), для фиксации сведений по каждому виду внутренних документов. С целью упрощения поиска рекомендуется вести отдельные реестры для каждого вида внутренних документов, например, журнал регистрации: дополнительных соглашений, приказов по основной деятельности, служебных записок и т.д.

Минимальных набор атрибутов (столбцов реестра документов) может включать следующие сведения:

• Порядковый номер;
• Номер документа;
• Дата регистрации;
• Предмет (содержание) документа;
• Инициатор;
• Исполнитель;
• Текущий статус документа;
• Ссылка на файлы по документу (например сканы, word, excel и т.п).

В зависимости от вида деятельности организации реестр документов может быть дополнен сведениями, отражающими определенную специфику. Например, для управляющей организации может существовать вид документа «заявка» с полями (атрибутами) «ФИО заказчика» и «адрес», для фиксации информации от кого получена заявка и по какому адресу ее исполнить.

РЕЕСТР ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Все организации постоянно обмениваются деловыми письмами (корреспонденцией) со своими контрагентами (партнерами) и различными государственными инстанциями и ведомствами. Количество входящих и исходящих писем может исчисляться сотнями и тысячами.  Для учета  и регистрации корреспонденции применяются журналы (реестры) входящей и исходящей документации. Это позволяет систематизировать учет  и организовать быстрый поиск необходимых сведений по деловым письмам.

Ключевые преимущества ведения единых реестров корреспонденции:

• учет, порядок и сохранность деловой переписки;
• быстрый поиск;
• распределение полученных писем и распоряжений между исполнителями;
• контроль статусов исполнения, если корреспонденция относится к исполнительным документам;

Строгой табличной формы для подобного реестра не существует. Каждая организация самостоятельно принимает решение, в каком виде фиксировать сведения.

Существует три варианта ведения единого реестра входящей и исходящей корреспонденции:

• Бумажный вид;
• Файлы Word или Excel;
• Специальные программные решения;

Преимущества применения программного обеспечения следующие:

• удобство систематизации в виде электронных карточек документов
• быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
• построение сложных отчетов по различным фильтрам и сортировкам
• многопользовательский сетевой доступ к единой электронному архиву корреспонденции.

На практике для регистрации отправленных и поступивших деловых писем ведут два реестра:

• реестр исходящей корреспонденции;
• реестр входящей корреспонденции.

К ключевым параметрам (столбцам) обоих реестров можно отнести:

• порядковый номер;
• регистрационный номер и дата;
• адресат или получатель (контрагенты и ФИО сотрудников);
• исполнитель;
• наличие примечаний и прочих признаков и пометок;
• ссылка на файлы (например сканы, word, excel и т.п).
• дату поступления или отправки;
• исполнитель (ФИО и должность сотрудника);
• содержание (предмет) письма;
• срок (дата) исполнения документа;
• способ доставки корреспонденции;
• резолюция директора;
• прочие сведения, отражающие специфику переписки с контрагентом или государственным органом (инстанцией).

 

ПРОЧИЕ РЕЕСТРЫ ДОКУМЕНТОВ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ВИДА ОТЧЕТНОСТИ

Помимо реестров внутренних и внешних документов (корреспонденции), каждая организация в рамках своей сферы деятельности сталкивается с составлением различной отчетности в виде разнообразных табличных форм. Формирование большого количества отчетов находится в компетенции бухгалтеров. Но на практике, в зависимости от целей и содержания, отчеты также могут формировать финансисты, экономисты, менеджеры, специалисты по закупкам, кадровики, специалисты по охране труда, делопроизводители и т.д.

Отчетность можно объединить в группы: 

• По видам (бухгалтерская (финансовая), налоговая, кадровая, управленческая, статистическая, оперативная отчетность);
• По назначению (для внутреннего или внешнего использования);
• По срокам представления (например, сроки внутренних отчетов устанавливаются руководителями, а сроки внешних отчетов строго регламентируются законами);
• По степени обобщения данных (два вида: «первичная отчетность» – в рамках одной организации, а «консолидированная отчетность» в рамках группы компаний, например  холдинг);
• По способу представления (бумажный вид или электронный формат).