Еще совсем недавно без кипы бумажных документов обычную работу было не представить: отчеты, договоры, платежи и заявления тяжелым грузом давили организации. Однако новые технологии и прогресс в области обработки данных и IT в прямом смысле помогает избавиться от тонн бумаги в офисах и тем самым упростить работу всего штата сотрудников.

Но самому «прыжку в будущее» предшествует решение ряда проблем, которые чаще всего возникают в организациях, которые только собираются переходить на СЭД.

Этап первый. Решиться.

В первую очередь, это консерватизм сотрудников и руководителей. Люди, которые привыкли работать только с бумажными документами, могут довольно тяжело принять переход на электронные документы: это и новый формат подписей (теперь они станут электронными), и изменение восприятия (читать придется исключительно с экрана). Кроме того, переход на СЭД влечет за собой переучивание сотрудников методам работы с документами, почтой, обменом файлов. 

Во-вторых, нежелание тратить средства на внедрение новых решений. С одной стороны, ощутимые затраты могут застать врасплох руководство и большой, и маленькой организации. С другой стороны, если проанализировать и просчитать коммерческий эффект от внедрения СЭД, то можно будет понять, что затраты – лишь временная проблема. К сожалению, зачастую именно этот фактор и останавливает организации сделать шаг вперед.

 Еще одна проблема, которая препятствует появлению СЭД в организации – временное возрастание количества документации. Действительно, и работы в офисе прибавится, и копии документов могут буквально свести с ума. Но если к реорганизации подойти грамотно, то эти временные трудности прекратятся совсем скоро.

Некоторые организации не спешат использовать преимущества электронного документооборота из-за конфиденциальности данных, с которыми они работают. Однако, во всем мире таких компаний десятки тысяч, и все они успешно работают с конфиденциальной оцифрованной информацией. В процессе оцифровки специалисты получают только часть данных одного документа, которые они никак не смогут использовать, и так поэтапно оцифровывают важный документ. Если же это делают сами сотрудники, то оцифровывают только те, у кого есть соответствующий уровень доступа.

Как же происходит переход на электронный документооборот? И главное, зачем это нужно?

Этап второй. Подключение.

Для того, чтобы перейти на систему электронного документооборота, нужны документы, готовые к оцифровке и необходимое программное обеспечение. Обычно оно представляет из себя целый комплекс: программы непосредственно для работы с документами, электронную почту, файловый сервер или облачное хранилище. В такой системе есть разные уровни доступа: скажем, рядовой менеджер никогда не сможет просмотреть финансовые документы без пароля или смены уровня доступа. Также можно накладывать ограничения на группы людей, которые пользуются документами.

После настройки программного обеспечения и раздачи необходимых инструкций, бумажные документы начинают оцифровывать. Есть 2 варианта работы с такими цифровыми носителями. Первый способ – дорогостоящий, но и наиболее эффективный. Все документы сканируют и приводят в полностью электронный редактируемый вид с электронными подписями. Это могут делать как специально обученные сотрудники, так и сами работники предприятия. Здесь идут большие затраты на специалистов, оборудование и дополнительное ПО.

Впрочем, второй вариант – это программы, в которых есть возможность связывать изначально электронные документы с электронными версиями бумажных документов. Для примера возьмем какой-либо договор: скажем, между ООО «Праздник» и ООО «Системы». Изначально его составили в электронном виде, и стороны «поставили» свои электронные подписи. Но оказалось, что в процессе работы появились дополнительные согласования и заявления в бумажном виде. Их просто сканируют, заносят в базу как электронный документ и связывают прямо в программе с нужным договором. Система настолько надежна, что бумажные носители можно просто удалить – все сохраниться в «облаке» или на жестком диске.

Когда все подготовлено и настроено, остается последний этап – обучение сотрудников.

Этап третий. Обучение.

Заключительные работы проведены, устранены неполадки, и назначена  дата полного перехода на СЭД. Как правильно подготовить сотрудников к такому шагу и зачем их обучать?

Одним из эффективных методов некоторые специалисты считают обучение сначала нескольких человек. Крайне желательно, чтобы эти люди сами проявили инициативу обучиться навыкам работы с новой системой. Когда эта группа пройдет обучение и сможет разбираться в тонкостях, начнется этап обучения остального коллектива. Более опытные изо дня в день будут помогать менее опытным пользователям. Периодически хорошо бы посещать специальные курсы, чтобы навыки работы с новой СЭД проявились как можно быстрее.

Через какое время, когда сотрудники увидят все преимущества новой системы, даже скептически настроенные изменять свое решение. Почему?

Преимущества перехода на систему электронного документооборота

1. Экономия рабочего времени. Во-первых, с одной копией бумажного носителя работать может только один человек, а значит, останавливается работа у другого сотрудника, которому этот документ необходим. С электронными документами такой проблемы нет. Во-вторых, если раньше согласование требовало «движения» документа по инстанциям, то сейчас оно будет проходит с гораздо большей скоростью. Более того, согласование документов между двумя городами потребует всего нескольких минут вместо дней и недель.
2. Сокращение затрат. Существенное преимущество СЭД – экономия затрат на бумагу и распечатку документов. Даже в небольших организациях система окупает себя меньше, чем через 2 года – и это учитывая немаленькую стоимость программного обеспечения, настройки и поддержки системы.
3. Безопасность. Шифрование данных позволяет полностью пресечь попытки несанкционированного доступа к информации. Кроме того, система позволяет избегать ошибок и «человеческого фактора».
4. Упорядоченность и прозрачная структура. С СЭД сотрудникам будет понятно, на какой стадии согласования находится документ, с какими еще предстоит работать, а какие бумаги уже отправлены в нужные отделы. Никакая бумажная волокита или путаница теперь не будут тормозить работу компании.

Таким образом, выбор в пользу электронных технологий, пожалуй, очевиден. Все больше компаний выбирают скорость, качество и удобство работы с документами. А временные трудности, с которыми придется столкнуться сотрудникам, не намного страшнее обычных рабочих проблем. Технологии создаются для удобства. Почему бы ими не воспользоваться?




автор
Фархад Баширов,  менеджер проекта