Кадровый учет — это работа по регистрации, учёту и мониторингу движения сотрудников компании, которую регламентирует закон. Она подразумевает документальное оформление приёма, перевода и увольнения сотрудников, больничных листов, командировок, табеля рабочего времени, отпусков, личных карточек и прочих кадровых приказов и отчетов. 

Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетами с персоналом.

При всем многообразии документов кадрового делопроизводства, можно условно выделить четыре ключевых документа, представленных в виде табличных форм:

-          Штатное расписание;

-          Реестр (журнал) кадровых приказов;

-          Графики работ и табели;

-          Отчеты.








1. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Штатное расписание — первичный документ, определяющий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с её уставом (положением), содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Шаблон «штатного расписания» представляет из себя табличную форму, которая содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Данная таблица применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Обязательно ли штатное расписание в каждой организации?

Существуют разные точки зрения. С одной стороны считается, что предприятия обязаны формировать ШР. И в нем указывать трудовую функцию сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Статья 15 ТК РФ (определяет понятие трудовых отношений) и статья 57 ТК РФ (определяет суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

С другой стороны, существует  постановление Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г., которое лишь рекомендует к применению унифицированную форму Т-3., что позволяет руководителю организации самостоятельно принимать решение формирование штатных расписаний.

 



2. РЕЕСТР (ЖУРНАЛ) КАДРОВЫХ ПРИКАЗОВ

Учет кадровых приказов – основа кадрового делопроизводства. Все приказы по организации условно можно классифицировать по трем типам:

-          По основной деятельности;

-          По личному составу (сотрудникам);

                             -          По административно-хозяйственным вопросам.

Журнал учета приказов по личному составу относится к документации внутреннего пользования и к категории документации строгой отчетности. Это значит, что доступ к нему есть только у работников отдела кадров или сотрудников, ответственных за ведение этого журнала. Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). У крупных работодателей приказы вступают в силу только после регистрации — внесения в регистрационно-учетную форму и присвоения номера (п. 84 ГОСТ Р7.0.8-2013).

В организации могут применяться разные формы ведения журналов кадровых приказов:

-          Электронная табличная форма (Excel или специальная программа для кадрового учета);

-          Бумажный журнал приказов (некоторые документы необходимо хранить в оригинале 50 или 75 лет);

-          Комбинированный способ: электронная таблица и бумажный вариант.

Остановимся подробнее на электронной табличной форме реестра приказов по кадрам. Например, он может содержать следующие столбцы (графы):

-          Порядковый номер;

-          Дата приказа;

-          Номер приказа;

-          Наименование приказа;

-          ФИО сотрудников, на которых распространяется приказ;

-          Документы и нормативно-правовые акты, которые служат основанием приказа (например, заявление на прием  и т.п).

3. ГРАФИКИ РАБОТ И ТАБЕЛИ

Планирование и контроль рабочего времени персонала относится к одной из ключевых задач работодателя.

От фактического отработанного времени сотрудников зависят затраты по заработной плате. Также учет рабочего времени позволяет оценить производительность труда организации.

Учет рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации.
В данный учет включены часы, в которые работники выполняют обязанности, предписанные должностными инструкциями и трудовыми договорами, а также внутренними локально-нормативными актами организации. Сверхурочная занятость также учитывается и оплачивается отдельно.  ТК РФ регулируют и продолжительность работы. По текущим нормативам она равняется 40 часам в неделю (Статья 91 ТК РФ).

Другими словами, учет времени сотрудника - это правило подсчета рабочих часов. Фактически отработанное время заносится в табель. Ведение табеля (формы Т-12 им Т-13) также регулируется законодательством как обязательное для всех организаций, независимо от вида деятельности и количества сотрудников.

В кадровом делопроизводстве выделяются  два понятия для учета рабочего времени:

• график работы (планируемый режим);
• график учета (табель) фактического рабочего времени за месяц или прочий отчетный период.

Шаблоны графика работ и графика учета рабочего времени схожи и представлены в виде табличной формы. Слева вертикально располагаются ФИО сотрудников, напротив которых выводятся ячейки по дням за календарный месяц. Каждая ячейка (день) содержит количество часов или буквенное обозначение, либо комбинированный вывод и часов и специального буквенного обозначения.

Подробнее о графике работ и табеле учета рабочего времени

 




4. ОТЧЕТЫ

Все кадровые отчеты разделяются на два вида: внутренняя и внешняя отчетность.

Внутренние отчеты формируются для руководителей организации с целью управленческого анализа и учета.  К ним могут относится оперативные сведения за определенный период о принятых сотрудниках, уволенных, о движении кадров, о заболеваемости, о возрасте и квалификации. Внутренние кадровые отчеты не требуют унифицированных форм, их можно формировать в виде таблиц (строк и граф), которые приняты в организации и закреплены локально нормативными актами.

Внешние отчеты более сложные по составу и, в большинстве случаев относятся к  унифицированным  табличным формам. Внешние кадровые отчеты необходимо передавать различным государственным органам:

-          Росстат;

-          Пенсионный фонд;

-          Служба занятости;

-          Военкомат.

Росстат

Сведения о численности и зарплате сотрудников — форма № П-4 (приказ Росстата № 404 15/07/19). Порядок предоставления разный:

1. Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый и предшествующий ему год, оборот более 800 млн руб. – каждый месяц.
2. Организация, имеющая лицензию на добычу полезных ископаемых, – каждый месяц.
3. Все новые организации, начавшие свою деятельность в этом или минувшем году, – каждый месяц.
4. Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) не более 15 человек за прошлый год, оборот не более 800 млн руб. – раз в квартал.

Если соблюдаются условия, указанные в предыдущем пункте и организация является потребкооперативом; объединением КФХ; СРО; благотворительной организацией; относится к другой организационно-правовой форме, указанной в прил. 15 к приказу Росстата № 404 от 15/07/19 г. (Указания по заполнению формы П-4), то вместо П-4 каждый квартал они сдают один раз в год форму № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». За 2020 год используется форма, утвержденная приказом Росстата № 412 от 24/07/20. Помимо этого, если организация не входит в сферу малого бизнеса, средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый год, оборот более 800 млн руб., сдается форма № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» – раз в квартал.

Форма № 1-Т (условия труда) ежегодная. В ней отражаются сведения об условиях труда и компенсациях при работе с вредными, опасными факторами. Как и многие статистические формы, она содержит сведения не только о кадрах, но и о расходах: финансировании средств индивидуальной защиты, гарантиях, компенсациях. Представители малого бизнеса эту форму не сдают. Обязанность предоставления возникает, если речь идет об определенной деятельности, например, сельскохозяйственной, добыче ископаемых, в сфере информации и связи. Список видов деятельности помещен в шапку формы.

Годовая форма № 7 по травматизму, утвержденная пр. № 417 от 21/06/17, сдается всеми юрлицами, кроме микрофирм. Освобождение касается и некоторых видов деятельности, например, страхования, финансов, образовательной сферы. Полный список также содержит шапка документа.

ПФР

Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдается форма СЗВ-М, содержащая сведения о застрахованных лицах. Включаются все сотрудники, в том числе и работающие по ГПД. СЗВ-СТАЖ предоставляется 1 раз в год. Она содержит информацию о стаже всех работников за прошедший год.

Относительно новый отчет — СЗВ-ТД. Его введение в этом году связано с введением электронных трудовых книжек (пост. Правления ПФ РФ № 730п от 25/12/19). По сути, ведение этого документа сведено к заполнению кадровиками указанной формы и передаче ее в ПФР.

Служба занятости

Согласно ФЗ № 181 от 24/11/95 (ст. 21) фирмы, имеющие списочный состав более 35 человек (кроме работающих во вредных условиях), обязаны соблюдать квоты на обеспечение работой инвалидов. Сдается ежемесячный отчет в службу занятости о наличии свободных мест. Форму отчета разрабатывают чиновники службы занятости.

Военкомат

В организациях обязаны вести воинский учет граждан. Если фирма небольшая, менее 500 человек, отдельный сотрудник для выполнения этих функций может не назначаться. Обязанности по ведению воинского учета могут быть поручены кадровой службе.

Каждый год в сентябре (дата законом не установлена) передаются в военкомат списки работников предпризывного возраста: 15, 16 лет, а до 1 ноября – всех работников-мужчин, подлежащих воинскому учету в следующем году.

До конца года сдаются форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», форма №18 «Карточка учета организации», содержащая общие сведения об организации и количестве военнообязанных, форма № 19 «Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами на период мобилизации и на военное время». Во избежание недоразумений актуальные формы лучше попросить в военкомате.

Кроме того, необходимо отчитываться в течение двух недель после изменений или получения сведений о нарушении:

• о приеме, увольнении военнообязанного;
• об изменениях в семейном положении, ФИО, адресе, состоянии здоровья военнообязанного;
• об уклоняющихся от воинского учета.

Такая обязанность установлена рядом нормативных актов: ФЗ-61 от 31/05/96 «Об обороне», Методическими рекомендациями Генштаба от 11/07/17, правительственным Постановлением № 719 от 27/11/06 («Положение о воинском учете»).

С 8 января 2022 года вступил в силу приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700, который утвердил новую Инструкцию об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета (далее – Инструкция МО № 700). Она в том числе напрямую касается всех работодателей. Среди прочего этот приказ МО установил новый бланк Карточки гражданина, подлежащего воинскому учёту – форма 10.

«Особые» отчеты

Некоторые кадровые отчеты сдаются нерегулярно, либо порядок их предоставления имеет особенности. ФЗ-1032-1 от 19/04/91 «О занятости» (ст. 7.1) дает полномочия региональным властям принимать программы трудоустройства молодежи, устанавливать соответствующие квоты, значит, может возникнуть необходимость отчитываться в администрацию.

Раз в несколько лет Росстат предлагает сдать некоторые отчеты (например, форма № 1-кадры, сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке, сдается раз в 3-4 года и др.). Субъекты малого предпринимательства сдают некоторые формы либо раз в 5 лет, либо по выборке Росстата. Орган статистики обычно уведомляет фирму о необходимости предоставления отчета (ФЗ-209 от 24/07/07 ст. 5).

В МВД отчитываются в течение 3-х дней, если на работу принят иностранец либо уволен. Форма договора — ГПХ или трудовой — не играет роли (приказ № 363 от 04/06/19).

Служба занятости должна быть уведомлена за 2 месяца, если фирма ликвидируется или предстоит сокращение штата. Если ИП прекращает работу, срок 2 недели. О введении режима неполного рабочего времени, приостановке производства также сообщают в службу занятости (ФЗ «О занятости», ст. 25) не позднее 3-х дней после введения режима.

В случае забастовки в организации Росстат потребует заполнить и сдать форму № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы». Форма месячная, действует с начала текущего года.