Согласование – ключевой процесс учета договоров

Договорной документооборот содержит различные этапы, одним из которых является согласование.

Современный подход построения эффективных организаций подразумевает под согласованием – не только контроль содержимого документа, но и соблюдение управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится административным регламентом и инструментом для обеспечения управляемости компанией.

Согласование: регламентированный или произвольный процесс ?

Не во всех организация расписаны правила согласований, которые регламентируют количество сотрудников и время, отведенное на согласование договора. В итоге процесс согласования выглядит «хаотично» и увеличивает риски потери времени и прочие негативные последствия неорганизованного подхода к согласованию договоров как внутри организации, так и с контрагентом.

Ключевым преимуществом является формализация правила согласования как регламент договорной работы в организации. Данный документ должен описывать этапы проверки договора и а также определять ответственность и полномочия сотрудников, участвующих в процессе согласования в зависимости от цены сделки и  вида договора.

Существование подобного регламента будет ключевым преимуществом уникальной бизнес модели компании и позволит выстроить процесс согласования как систему.

Четыре цели контроля согласований

Являясь ключевым этапом в договорном учете, согласование требует контроля со стороны руководителей и службы делопроизводства. Данный контроль включает:

1. контроль сроков согласования с помощью традиционных журнальных учетных форм или посредством программных решений для учета договоров;
2. информирование сотрудников о наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота это достигается через уведомления внутри программы или автоматической рассылки уведомлений по электронной почте);
3. оперативный анализ текущих результатов согласования договоров на определенную дату,
4. информирование руководителей о соблюдении правил согласования между подразделениями.

 Три главных документа согласования

В основе сотрудничества лежат человеческие отношения. Но даже наличие личного знакомства руководителей контрагентов не означает, что подписывание договоров должно происходить «вслепую» на основе доверительных отношений. Как говорится «доверяй, но проверяй».

В большинстве случае на подпись предлагается типовой вариант договора. Но первоначальный шаблон договора не всегда устраивает  вторую сторону по умолчанию. Вопросы могут возникнуть по различным моментам: сроки, графики платежей, вопросы производства и отгрузки товаров или оказания услуг и т.п. В таком случае внутри организации к проверке условий договора подключаются соответствующие сотрудники и формируется т.н. лист согласования.  Это документ, в котором отмечаются  корректировки и пожелания к договору, а также фиксируются подписи ответственных за согласование сотрудников.

Если вторая сторона в итоге согласования внутри организации не согласна с условиями первого варианта договора, то она составляет протокол разногласий и направляет контрагенту  Какой-либо установленной формы для протокола разногласий нет. Вы можете указать в нем все сведения, которые считаете нужными.

Если другая сторона не согласна с предложениями, указанными в протоколе разногласий, она может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий. В такой документ обычно включают первоначальный вариант спорного условия, ваш вариант и новую формулировку, которую предлагает контрагент. Положительным разрешением спорных вопросов по договору будет являться подписание всеми сторонами итоговой версии протокола согласования (урегулирования) разногласий.

С формальной точки зрения указанные выше протоколы не имеют особой разницы. И первичный протокол разногласий, и последующие протоколы согласования разногласий нужны для оформления отказа от предыдущего варианта договора и ответного документа с целью изменения условий сделки.

Четыре стиля согласования

Необоснованное затягивание времени согласования – прямое вредительство для бизнеса. Необходимо соотносить усложнение согласования договора его сумме и важности. Стоит не забывать, что усложнять процесс согласования, например для договора поставки на сумму 20000 рублей не будет ключевым преимуществом в формировании доверительных и  долгосрочных отношений с контрагентом. И наоборот, упрощение согласование договора на сотни тысяч и более рублей – неоправданный риск.

Стиль 1 «Формальная уступка»

Пишите больше возражений по не ключевым пунктам и условиям первого варианта договора, , чтобы потом «поторговаться» и отказаться от части данных претензий. В итоге формируется «доверительная база» для последующего получения выгодных условий в переговорах с контрагентом по договору.

Необходимо добиться того, чтобы контрагент принял  уступку значительной. То есть для уступки выбирайте такие условия, которые по факту не критичны для организации, но могут выглядеть как важные для Вашей стороны.

Стиль 2 "Закон есть закон"

Одним из аргументов может стать сообщение о том, что то или иное положение договора не соответствует закону. Например, контрагент в договор внес следующую формулировку: «Стороны обязуются решать все возникшие споры только путем переговоров». В ответ можно напомнить, что отказ от права на обращение в суд недействителен (ч. 3 ст. 4 АПК РФ), право на обращение за защитой нарушенных прав и законных интересов гарантировано законом.

Этот метод можно использовать и в тех случаях, которые не так очевидны, как приведенный пример. Иными словами, если стоит задача исключить из договора невыгодное условие и при этом можно найти толкования (в судебной практике или в правовой литературе), согласно которым это условие противоречит закону, в переговорах с контрагентом обязательно надо сослаться на эти толкования. При этом можно умолчать о том, что на самом деле вопрос спорный и другие суды признают такое условие законным.

Стиль 3 «Выстраивание доверительных отношений»

В процессе согласования, может возникнуть много критичных замечаний, а подписание договора именно с данным контрагентом, необходимо для Вашей компании. В таком случае быстро  согласуйте два-три несущественных пункта, по которым есть уверенность, что стороны придут к положительному результату без лишней траты времени и споров. Например, удалите условия договора, которые дублируют Гражданский кодекс РФ и т.п. Это позволит познакомиться с представителем контрагента и выстроить доверительные отношения с юристом другой стороны.

Метод 4 «Незаменимых нет»

Если процесс согласования затягивается и контрагент проявляет «не сговорчивость» по критичным условиям договора для Вашей стороны, то можно распространить сведения о проведении переговоров с конкурентами контрагента. Но этот способ рискованный и контрагент может отвернуться от сотрудничества с Вами.  В таком случае необходимо просчитать все возможные риски потери данного контрагента.