СофтАкадемия » Статьи и обзоры




Сценарии применения программы для работы с клиентами


Каждый предприниматель, руководитель  или сотрудник отдела продаж обладают собственным уникальным опытом работы.  Ключевым вопросом развития бизнеса является «как повысить эффективность работы с клиентами?».

Прежде всего, необходимо проанализировать наработанные правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение.

Программа «Клиент Плюс» содержит множество полезных возможностей для облегчения работы с клиентами и учета продаж (заявок и сделок). Функционал программы будет полезен как одному пользователю (локальное применение), так и отделу продаж, с распределением прав доступа между разными сотрудниками (включая возможности контроля для руководителей).

Можно выработать различные сценарии применения программы «Клиент Плюс» исходя из специфики работы с клиентами и продажами. Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 3-х вариантов применения программы «Базовый», «Комплексный» или «Максимальный».  Данное разделение условно и может рассматривать как поэтапное внедрение программы в рабочие процессы организации или индивидуального предпринимателя.


 

 

БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

На базовом уровне применения программы  можно начать хранить все файлы по клиентам и продажам (сделкам, заявкам) в удобном интерфейсе т.н. «карточки клиента» с возможностью быстрого поиска нужной информации.

К таким файлам могут относиться реквизиты, коммерческие предложения, счета, договоры и акты, сканы прочих документов и т.п., которые формируются в процессе работы с клиентами. Форматы файлов  (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) не имеют ограничений. В дополнение к файлам,  связанным с клиентом, можно сохранять ссылки на внешние облачные сервисы.

Учитывая простой и удобный интерфейс программы «Клиент Плюс», при «базовом сценарии» применения пользователь может быстро сформировать единый электронный архив рабочих файлов привязанных к клиентам. В дальнейшем это позволит получить следующие преимущества:

  • Моментальное формирование «карточки клиента» при автоматической загрузке реквизитов по ИНН организации (или ИП) и БИК банков, а также адресной информации по индексу. Программа «Клиент Плюс» имеет доступ к интернет-сервису загрузки сведений по ИНН, БИК и почтовому индексу.
  • Безопасное хранение файлов в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
  • Быстрый поиск нужной информации по клиентам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по клиентам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
  • Построение полезных отчетов (таблиц) по клиентам займет несколько секунд в программе «Клиент Плюс». А если речь идет о хранение файлов по клиентам не в единой программе, а во множестве папок и файлов. В данном случае, сколько времени уйдет на формирование отчетов ?

 


 

 

КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В дополнение к формированию единого архива сведений по клиентам, на практике, часто возникает потребность также вести учет продаж (сделок или заявок) с контролем статусов по выставленным документам (счет, договор, акт и т.п.), оплатам, отгрузкам, оказанию услуг и прочим необходимым критериям.

Программа «Клиент Плюс» включает в себя отдельный модуль «Продажи и документы», который позволит оперативно фиксировать подробную информацию по продаже (сделке или заявке) с возможностью формирования полезных отчетов о состоянии текущих продаж по клиентам за определенный период времени.

Подробные сведения по продаже вносятся в удобном интерфейсе т.н. «карточки продажи (сделки или заявки)», которая содержит следующие разделы:

  • Спецификация товаров (услуг) с указанием стоимости и скидок
  • Генератор шаблонов документов (счет, договор, акт и т.п.)
  • Хранение файлов (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) и ссылок на внешние облачные сервисы
  • Учета графика платежей
  • Контроль текущего статуса продажи от «предварительной заявки» до «отгрузки или оказания услуги». Всего 9 статусов, по которым можно строить полезные отчеты.
  • Контроль отношений с заказчиком по продаже (сделке или заявке) с хранением информации о дате контакта, о сотруднике клиента и предмета общения
  • Хранение прочих дополнительных сведений

Таким образом, «комплексный сценарий» использования программы «Клиент Плюс» подразумевает формирование двух ключевых реестров:

  • Общий реестр клиентов
  • Общий реестр продаж (сделок и заявок)

«Комплексный сценарий» поможет получить существенные преимущества:

  • Хранение сведений по клиентам и продажам в удобном дружелюбном интерфейсе т.н. «карточек клиентов» и «карточке продаж»,
  • Безопасное хранение файлов по клиентам и продажам в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время, затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
  • Быстрый поиск нужной информации по клиентам и продажам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации по определенной сделке или результатам работы менеджера в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по клиентам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
  • Быстрое формирование шаблонов документов на основании сведений о продаже. К таким документам могут относиться коммерческие предложения, счета, договоры, акты и т.п.
  • Построение полезных отчетов по клиентам и связанным с ними продажам займет несколько секунд в программе «Клиент Плюс». А если речь идет о хранение файлов по клиентов во множестве папок и файлов с параллельным учетом продаж (сделок или заявок) в различных файлах Excel и Word.  В данном случае, сколько времени уйдет на формирование сложных отчетов по клиентам и продажам?

 


 

 

МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Работа с клиентами и учет продаж (сделок и заявок) являются двумя ключевыми рабочими процессами в развитии бизнеса любой организации или ИП, вне зависимости от того, существует отдельный отдел продаж или один сотрудник (возможно сам руководитель) ведет работу с клиентами.

«Работа с клиентами и учет продаж» это такой же важный элемент любой деятельности организации, как бухгалтерия или секретарит (канцелярия).

В современных реалиях конкуренции и «сложной борьбы» за каждого клиента, уже не достаточно просто хранить базовые сведения по клиентам и продажам. В дополнение к ведению единого электронного архива с быстрым поиском необходимо добавлять аналитические инструменты и новые способы каналов информирования (соприкосновения) с клиентами (как  текущими, так и потенциальными), а также более эффективно вести контроль исполнения задач.

 Под «аналитическими инструментами» можно понимать:

  • Возможность вести учет сведений о клиентах, которые специфичны под Вашу деятельность. То есть, базовое описание клиента (реквизиты, контакты и адрес) можно дополнить новыми параметрами, которые полностью покажут «наглядную картину» о Вашем клиенте. Построение аналитических отчетов по данным сведениям помогут увидеть с разных сторон свою клиентскую базу и принять важные решения по развитию бизнеса.

Например, если Вы работаете в основном с юридическими лицами, то учет сведений о количестве сотрудников, виде деятельности а также типе (коммерческий или бюджетный) позволит принять решение по сегментированию клиентской базы и формированию персональных предложений о скидках и товарах и услугах.

А для работы с физическими лицами важными сведениями будет пол, дата рождения, возраст и образование. Анализ клиентской базы с такой информацией позволит формировать гибкие программы лояльности.

  • В современных реалиях понятие «продажа или сделка» становится более сложным, уже не достаточно фиксировать только информацию о товарах (услугах) и сумме. Ключевым становится анализ статусов продаж (т.н. «воронка продаж») и контроль исполнения заказа. Учитывая индивидуальные подходы к клиентам с целью повышения лояльности, часто требуется фиксировать в «карточке продажи (сделки)» персональные условия (скидки, бонусы, подарки и т.п.). Возможность хранить дополнительные сведения по «продаже» и анализировать их – являются ключевым преимуществом в работе с клиентами.

«Новые способы информирования» могут включать автоматические рассылки по различным группам клиентов по трем каналам:

  • электронные адреса
  • SMS рассылки на мобильные номера
  • Рассылка по т.н. «месседжерам» (WhatUp, Telegram, Viber и т.п.)

 Современный подход в контроле исполнения задач при работе с клиентами,  это уже не простой ежедневник с заметками и напоминаниями. 

Эффективным решением будем использование единой среды, когда программа включает в себя модуль учета клиентов и продаж (сделок или заявок),  связанный с удобным органайзером для напоминаний (уведомлений) по задачам, распределенным между клиентами и продажами.

 

Программа «Клиент Плюс» включает в себя описанные выше возможности:

  • Модуль построения отчетов по различным критериям и параметрам реализован в удобном интерфейсе. Гибкие возможности построения различных аналитических отчетов по клиентам и продажам помогут посмотреть на текущее состояние дел с разных сторон и принимать верные решения для развития бизнеса.
  • Встроенный модуль автоматической рассылки на электронные адреса пользователей позволит за несколько секунд создать различные адресные книги и осуществлять групповые е-мейл рассылки. Адресные книги для рассылок могут формироваться по различным критериям (условиям). Например, можно выделить группу е-мейл адресов потенциальных клиентов, проявивших интерес к определенному товару или услуге. Или можно сделать рассылки с напоминанием о задолженности группе клиентов выписавших счет, аано не оплативших его.
  • Помимо групповых е-мейл рассылок, программа «Клиент Плюс» может формировать списки телефонных контактов клиентов (как текущих, так и потенциальных) по различным критериям (условиям). Данные списки выгружаются в популярный формат Excel с последующей загрузкой в сервисы рассылок SMS уведомлений или рассылки по популярным «месседжерам» (WhatUp, Telegram, Viber и т.п.).

 


 

 

ИТОГ

Приведенные выше примеры сценариев применения программы «Клиент Плюс» являются условными. Четкой «границы» между ними. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы при работе с клиентами и принять решение о  том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения. 

Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для учета клиентов и продаж.




Скачать бесплатную версию





Все статьи







Статьи
Новости
05.05.2022
АО "ЦЕНТР ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ И РЕМОНТА ВОЗДУШНЫХ СУДОВ РУСАЭРО" выбирает "Договор Партнер"
18.04.2022
Компания "Балтийские кондиционеры" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
11.04.2022
Одно из ведущих предприятий в сфере инженерных изысканий, геодезических и картографических работ, выбирает "ДокПартнер"
08.02.2022
Акционерное общество «Региональная Корпорация развития и поддержки Тульской области» выбирает "Договор Партнер"
28.01.2022
ФКУ "ДИРЕКЦИЯ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ, РЕКОНСТРУКЦИИ И РЕСТАВРАЦИИ КОМПЛЕКСА ЗДАНИЙ МИД РОССИИ" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
17.01.2022
Компания «Технотроникс», производитель комплексных программно-аппаратных систем мониторинга удаленных объектов, выбирает "Договор Партнер"
14.01.2022
Один из ведущих региональных учебных центров профессионального обучения выбирает "Отдел Кадров Плюс"
10.12.2021
Компания "Брегис", разработчик информационных систем для медицинских лабораторий выбирает "Договор Партнер"
25.11.2021
Компания "Промышленное энергетическое товарищество" выбирает "ДокПартнер"
11.10.2021
Один из ведущих производителей водных дисперсий полимеров выбирает "ДокПартнер"
27.08.2021
ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
11.08.2021
Одна из ведущих озеленительных компаний выбирает "Договор Партнер"

Компания «РП-интеграция» является центром компетенции по разработке, внедрению и сопровождению программного обеспечения. Наработанный опыт в различных проектах и высокий уровень компетенции в сфере реализации программных решений, позволяет обеспечить полный цикл реализации проекта: анализ и постановка задачи; консультации по технологиям; запуск продукта; интеграция приложений; поддержка и сопровождение.
Портфолио компании «РП-интеграция» включает в себя как готовые (базовые) программные продукты, так индивидуальные решения (заказное ПО), реализованные под специфичные задачи Заказчиков. Скачать презентацию.
РП-интеграция: эксперт программных решений.