Каждый предприниматель, руководитель  или сотрудник отдела продаж обладают собственным уникальным опытом работы.  Ключевым вопросом развития бизнеса является «как повысить эффективность работы с клиентами?».

Прежде всего, необходимо проанализировать наработанные правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение.

Программа «Клиент Плюс» содержит множество полезных возможностей для облегчения работы с клиентами и учета продаж (заявок и сделок). Функционал программы будет полезен как одному пользователю (локальное применение), так и отделу продаж, с распределением прав доступа между разными сотрудниками (включая возможности контроля для руководителей).

Можно выработать различные сценарии применения программы «Клиент Плюс» исходя из специфики работы с клиентами и продажами. Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 3-х вариантов применения программы «Базовый», «Комплексный» или «Максимальный».  Данное разделение условно и может рассматривать как поэтапное внедрение программы в рабочие процессы организации или индивидуального предпринимателя.

БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

На базовом уровне применения программы  можно начать хранить все файлы по клиентам и продажам (сделкам, заявкам) в удобном интерфейсе т.н. «карточки клиента» с возможностью быстрого поиска нужной информации.

К таким файлам могут относиться реквизиты, коммерческие предложения, счета, договоры и акты, сканы прочих документов и т.п., которые формируются в процессе работы с клиентами. Форматы файлов  (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) не имеют ограничений. В дополнение к файлам,  связанным с клиентом, можно сохранять ссылки на внешние облачные сервисы.

Учитывая простой и удобный интерфейс программы «Клиент Плюс», при «базовом сценарии» применения пользователь может быстро сформировать единый электронный архив рабочих файлов привязанных к клиентам. В дальнейшем это позволит получить следующие преимущества:

• Моментальное формирование «карточки клиента» при автоматической загрузке реквизитов по ИНН организации (или ИП) и БИК банков, а также адресной информации по индексу. Программа «Клиент Плюс» имеет доступ к интернет-сервису загрузки сведений по ИНН, БИК и почтовому индексу.
• Безопасное хранение файлов в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
• Быстрый поиск нужной информации по клиентам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по клиентам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
• Построение полезных отчетов (таблиц) по клиентам займет несколько секунд в программе «Клиент Плюс». А если речь идет о хранение файлов по клиентам не в единой программе, а во множестве папок и файлов. В данном случае, сколько времени уйдет на формирование отчетов ?

КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В дополнение к формированию единого архива сведений по клиентам, на практике, часто возникает потребность также вести учет продаж (сделок или заявок) с контролем статусов по выставленным документам (счет, договор, акт и т.п.), оплатам, отгрузкам, оказанию услуг и прочим необходимым критериям.

Программа «Клиент Плюс» включает в себя отдельный модуль «Продажи и документы», который позволит оперативно фиксировать подробную информацию по продаже (сделке или заявке) с возможностью формирования полезных отчетов о состоянии текущих продаж по клиентам за определенный период времени.

Подробные сведения по продаже вносятся в удобном интерфейсе т.н. «карточки продажи (сделки или заявки)», которая содержит следующие разделы:

• Спецификация товаров (услуг) с указанием стоимости и скидок
• Генератор шаблонов документов (счет, договор, акт и т.п.)
• Хранение файлов (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) и ссылок на внешние облачные сервисы
• Учета графика платежей
• Контроль текущего статуса продажи от «предварительной заявки» до «отгрузки или оказания услуги». Всего 9 статусов, по которым можно строить полезные отчеты.
• Контроль отношений с заказчиком по продаже (сделке или заявке) с хранением информации о дате контакта, о сотруднике клиента и предмета общения
• Хранение прочих дополнительных сведений

Таким образом, «комплексный сценарий» использования программы «Клиент Плюс» подразумевает формирование двух ключевых реестров:

• Общий реестр клиентов
• Общий реестр продаж (сделок и заявок)

«Комплексный сценарий» поможет получить существенные преимущества:

• Хранение сведений по клиентам и продажам в удобном дружелюбном интерфейсе т.н. «карточек клиентов» и «карточке продаж»,
• Безопасное хранение файлов по клиентам и продажам в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время, затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
• Быстрый поиск нужной информации по клиентам и продажам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации по определенной сделке или результатам работы менеджера в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по клиентам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)
• Быстрое формирование шаблонов документов на основании сведений о продаже. К таким документам могут относиться коммерческие предложения, счета, договоры, акты и т.п.
• Построение полезных отчетов по клиентам и связанным с ними продажам займет несколько секунд в программе «Клиент Плюс». А если речь идет о хранение файлов по клиентов во множестве папок и файлов с параллельным учетом продаж (сделок или заявок) в различных файлах Excel и Word.  В данном случае, сколько времени уйдет на формирование сложных отчетов по клиентам и продажам?

МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Работа с клиентами и учет продаж (сделок и заявок) являются двумя ключевыми рабочими процессами в развитии бизнеса любой организации или ИП, вне зависимости от того, существует отдельный отдел продаж или один сотрудник (возможно сам руководитель) ведет работу с клиентами.

«Работа с клиентами и учет продаж» это такой же важный элемент любой деятельности организации, как бухгалтерия или секретарит (канцелярия).

В современных реалиях конкуренции и «сложной борьбы» за каждого клиента, уже не достаточно просто хранить базовые сведения по клиентам и продажам. В дополнение к ведению единого электронного архива с быстрым поиском необходимо добавлять аналитические инструменты и новые способы каналов информирования (соприкосновения) с клиентами (как  текущими, так и потенциальными), а также более эффективно вести контроль исполнения задач.

 Под «аналитическими инструментами» можно понимать:

• Возможность вести учет сведений о клиентах, которые специфичны под Вашу деятельность. То есть, базовое описание клиента (реквизиты, контакты и адрес) можно дополнить новыми параметрами, которые полностью покажут «наглядную картину» о Вашем клиенте. Построение аналитических отчетов по данным сведениям помогут увидеть с разных сторон свою клиентскую базу и принять важные решения по развитию бизнеса.

Например, если Вы работаете в основном с юридическими лицами, то учет сведений о количестве сотрудников, виде деятельности а также типе (коммерческий или бюджетный) позволит принять решение по сегментированию клиентской базы и формированию персональных предложений о скидках и товарах и услугах.

А для работы с физическими лицами важными сведениями будет пол, дата рождения, возраст и образование. Анализ клиентской базы с такой информацией позволит формировать гибкие программы лояльности.

• В современных реалиях понятие «продажа или сделка» становится более сложным, уже не достаточно фиксировать только информацию о товарах (услугах) и сумме. Ключевым становится анализ статусов продаж (т.н. «воронка продаж») и контроль исполнения заказа. Учитывая индивидуальные подходы к клиентам с целью повышения лояльности, часто требуется фиксировать в «карточке продажи (сделки)» персональные условия (скидки, бонусы, подарки и т.п.). Возможность хранить дополнительные сведения по «продаже» и анализировать их – являются ключевым преимуществом в работе с клиентами.

«Новые способы информирования» могут включать автоматические рассылки по различным группам клиентов по трем каналам:

• электронные адреса
• SMS рассылки на мобильные номера
• Рассылка по т.н. «месседжерам» (WhatUp, Telegram, Viber и т.п.)

 Современный подход в контроле исполнения задач при работе с клиентами,  это уже не простой ежедневник с заметками и напоминаниями. 

Эффективным решением будем использование единой среды, когда программа включает в себя модуль учета клиентов и продаж (сделок или заявок),  связанный с удобным органайзером для напоминаний (уведомлений) по задачам, распределенным между клиентами и продажами.

Программа «Клиент Плюс» включает в себя описанные выше возможности:

• Модуль построения отчетов по различным критериям и параметрам реализован в удобном интерфейсе. Гибкие возможности построения различных аналитических отчетов по клиентам и продажам помогут посмотреть на текущее состояние дел с разных сторон и принимать верные решения для развития бизнеса.
• Встроенный модуль автоматической рассылки на электронные адреса пользователей позволит за несколько секунд создать различные адресные книги и осуществлять групповые е-мейл рассылки. Адресные книги для рассылок могут формироваться по различным критериям (условиям). Например, можно выделить группу е-мейл адресов потенциальных клиентов, проявивших интерес к определенному товару или услуге. Или можно сделать рассылки с напоминанием о задолженности группе клиентов выписавших счет, аано не оплативших его.
• Помимо групповых е-мейл рассылок, программа «Клиент Плюс» может формировать списки телефонных контактов клиентов (как текущих, так и потенциальных) по различным критериям (условиям). Данные списки выгружаются в популярный формат Excel с последующей загрузкой в сервисы рассылок SMS уведомлений или рассылки по популярным «месседжерам» (WhatUp, Telegram, Viber и т.п.).

ИТОГ

Приведенные выше примеры сценариев применения программы «Клиент Плюс» являются условными. Четкой «границы» между ними. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы при работе с клиентами и принять решение о  том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения. 

Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для учета клиентов и продаж.