Для многих руководителей и сотрудников достаточно наличие на компьютере Excel и Word. Внедрение дополнительных программных решений для договорной работы может показаться избыточным. Попробуем разобраться, почему это не всегда правильное решение и какие стереотипы убеждают нас в том, чтобы оставаться на «классической» схеме работы с договорами (Excel и Word файлы).

НЕМНОГО ОБЩИХ СЛОВ…

Каждая организация имеет собственную специфику регламентов, правил и коммуникаций между сотрудниками. Но общим для всех компаний является «документ», который является связующим звеном между сотрудниками и отделами, между организацией и внешней средой, к которой относятся партнеры (контрагенты) и государственные органы (ПФР, налоговая инспекция и т.п.).

 «Документы» затрагивают все рабочие процессы:

• Учет договоров;
• Бухгалтерия;
• Кадровый учет сотрудников;
• Канцелярия и секретариат;
• Клиенты и продажи.

Правильная организация работы с документами в указанных выше сферах позволяет уменьшить потери времени сотрудников и повысить общую эффективность организации. К оптимизации учета договоров можно отнести следующие методы и инструменты:
• Физическое хранение бумажных документов с распределением по каталогам (бумажные архивы договоров);
• Выработанные регламенты подготовки и согласований договоров между сотрудниками;
• Применений программных продуктов.
Если с физическим хранением бумажных договоров и правилами взаимодействия по ним у каждой организацией все более или менее понятно, то применение специальных программных решений не относится к базовому регламенту (Word и Excel не рассматриваем, речь идет именно о программах для учета договоров).

А ТЕПЕРЬ АРГУМЕНТЫ И ФАКТЫ…

Безопасность
• Делать резервные копии сотен папок с сотнями файлов ? А если все рабочие файлы хранятся у разных сотрудников на разных компьютерах? Разве не быстрее резервировать одну папку с базой данных по всем документам? Запуск резервной папки с программой на новом компьютере (если пострадал от вируса или технической проблемы прежняя рабочая машина) займет несколько секунд…
• Специальная программа для работы с документами предоставляет доступ к рабочим данным только по вводу логина и пароля. В рамках сетевой и многопользовательской работы все документы в программе можно распределить по правам доступа между ответственными сотрудниками.

Сокращение денежных затрат
• Существенное преимущество ПО для учета договоров – экономия затрат на бумагу и распечатку документов. Даже в небольших организациях согласование договора или подготовка проектов прочих документов на бумаге в течении длительного периода (например год) является затратной частью. А если в организации 5 сотрудников ответственны за согласование сложного договора, то, как минимум 5 бумажных копий документов перемещается между отделами и сотрудниками для сборки пометок и комментариев?

Экономия рабочего времени
• Во-первых, с одной копией бумажного носителя или одним файлом Word/Excel работать может эффективно только один сотрудник, а значит останавливается работа у другого сотрудника, который ждет своей очереди для доступа к рабочему документу. Во вторых, если «движение документа» (переписка по e-mail, передача бумажного варианта документа между коллегами) требует времени, то его можно сократить с применением специального ПО для контроля движения документов.

Упорядоченность и прозрачная структура
• Современное ПО для учета договоров обладает наглядным и удобным интерфейсом. Это хорошее дополнение бумажной волоките и возможной путанице в архивах и папках с множеством файлов. Таким образом, дополнение классического учета договоров специальным ПО, повысит упорядоченность и прозрачный контроль исполнения. А временные трудности на первом этапе внедрения не намного страшнее обычных рабочих проблем. Технологии создаются для удобства.

СТЕРЕОТИПЫ, КОТОРЫЕ МЕШАЮТ ПРИМЕНИТЬ ПРОГРАММУ УЧЕТА ДОГОВОРОВ…

Это дорого
Конкуренция делает свое дело и на рынке существуют различные программные решения с различными лицензионными политиками. Критерием оценки дороговизны ПО является стоимость его сопровождения – для этого есть один вопрос: плата за программу разовая или существуют периодические платежи (месяц, год) ?

Требуется специалист для внедрения и сопровождения
Данный стереотип также не актуален под давлением конкуренции разработчиков программных решений. Проверяется просто – если Вы за несколько секунд смогли скачать, установить и запустить демоверсию программы (при ее наличии), значит Вы с легкостью установите и полную версию программы.

Также многие разработчики ПО с удовольствием помогут Вам установить программу через удаленное подключение…выезжать на встречи уже не обязательно в условиях повсеместной удаленной работы. Вопрос, сделают они это бесплатно или за деньги – лучше задать разработчику. Но и здесь конкуренция Вам в помощь – с уверенностью можно заявить, что есть разработчики, которые помогут Вам с тестовым внедрением до подписания договора. Просто спросите их об этом.

Даже если программа понравится, ее внедрение до максимального применения займет месяцы.
На данный стереотип есть встречный вопрос: а зачем сразу пытаться использовать в программе заявленный в ней функционал на 100%? Можно подойти поэтапно:

• Использовать ее на базовом уровне. Начать применение программы можно с хранения файлов по договорам в едином удобном интерфейсе т.н. «карточки договора» с возможностью быстрого поиска нужной информации.

• Далее перейти на комплексный подход, в рамках которого расширять количество пользователей программы, тем самым замыкая на единый контроль большее количество рабочих процессов.

• После чего перейти на максимальный уровень применения программы, когда не достаточно просто организовать единый архив документов. Преимуществом является применение аналитических инструментов в программе, такие как отчеты и диаграммы, анализ рентабельности (например по договорам), а также применение единого календаря задач с контролем исполнения и автоматического уведомления ответственных сотрудников (согласователей, исполнителей и т.п.).