СофтАкадемия » Статьи и обзоры




Что мешает принять решение о программе для договоров ?



Для многих руководителей и сотрудников достаточно наличие на компьютере Excel и Word. Внедрение дополнительных программных решений для договорной работы может показаться избыточным. Попробуем разобраться, почему это не всегда правильное решение и какие стереотипы убеждают нас в том, чтобы оставаться на «классической» схеме работы с договорами (Excel и Word файлы).


НЕМНОГО ОБЩИХ СЛОВ…

Каждая организация имеет собственную специфику регламентов, правил и коммуникаций между сотрудниками. Но общим для всех компаний является «документ», который является связующим звеном между сотрудниками и отделами, между организацией и внешней средой, к которой относятся партнеры (контрагенты) и государственные органы (ПФР, налоговая инспекция и т.п.).

 «Документы» затрагивают все рабочие процессы:

• Учет договоров;
• Бухгалтерия;
• Кадровый учет сотрудников;
• Канцелярия и секретариат;
• Клиенты и продажи.

Правильная организация работы с документами в указанных выше сферах позволяет уменьшить потери времени сотрудников и повысить общую эффективность организации. К оптимизации учета договоров можно отнести следующие методы и инструменты:
• Физическое хранение бумажных документов с распределением по каталогам (бумажные архивы договоров);
• Выработанные регламенты подготовки и согласований договоров между сотрудниками;
• Применений программных продуктов.
Если с физическим хранением бумажных договоров и правилами взаимодействия по ним у каждой организацией все более или менее понятно, то применение специальных программных решений не относится к базовому регламенту (Word и Excel не рассматриваем, речь идет именно о программах для учета договоров).


А ТЕПЕРЬ АРГУМЕНТЫ И ФАКТЫ…

Безопасность
• Делать резервные копии сотен папок с сотнями файлов ? А если все рабочие файлы хранятся у разных сотрудников на разных компьютерах? Разве не быстрее резервировать одну папку с базой данных по всем документам? Запуск резервной папки с программой на новом компьютере (если пострадал от вируса или технической проблемы прежняя рабочая машина) займет несколько секунд…
• Специальная программа для работы с документами предоставляет доступ к рабочим данным только по вводу логина и пароля. В рамках сетевой и многопользовательской работы все документы в программе можно распределить по правам доступа между ответственными сотрудниками.

Сокращение денежных затрат
• Существенное преимущество ПО для учета договоров – экономия затрат на бумагу и распечатку документов. Даже в небольших организациях согласование договора или подготовка проектов прочих документов на бумаге в течении длительного периода (например год) является затратной частью. А если в организации 5 сотрудников ответственны за согласование сложного договора, то, как минимум 5 бумажных копий документов перемещается между отделами и сотрудниками для сборки пометок и комментариев?

Экономия рабочего времени
• Во-первых, с одной копией бумажного носителя или одним файлом Word/Excel работать может эффективно только один сотрудник, а значит останавливается работа у другого сотрудника, который ждет своей очереди для доступа к рабочему документу. Во вторых, если «движение документа» (переписка по e-mail, передача бумажного варианта документа между коллегами) требует времени, то его можно сократить с применением специального ПО для контроля движения документов.

Упорядоченность и прозрачная структура
• Современное ПО для учета договоров обладает наглядным и удобным интерфейсом. Это хорошее дополнение бумажной волоките и возможной путанице в архивах и папках с множеством файлов. Таким образом, дополнение классического учета договоров специальным ПО, повысит упорядоченность и прозрачный контроль исполнения. А временные трудности на первом этапе внедрения не намного страшнее обычных рабочих проблем. Технологии создаются для удобства.



СТЕРЕОТИПЫ, КОТОРЫЕ МЕШАЮТ ПРИМЕНИТЬ ПРОГРАММУ УЧЕТА ДОГОВОРОВ…

Это дорого
Конкуренция делает свое дело и на рынке существуют различные программные решения с различными лицензионными политиками. Критерием оценки дороговизны ПО является стоимость его сопровождения – для этого есть один вопрос: плата за программу разовая или существуют периодические платежи (месяц, год) ?

Требуется специалист для внедрения и сопровождения
Данный стереотип также не актуален под давлением конкуренции разработчиков программных решений. Проверяется просто – если Вы за несколько секунд смогли скачать, установить и запустить демоверсию программы (при ее наличии), значит Вы с легкостью установите и полную версию программы.

Также многие разработчики ПО с удовольствием помогут Вам установить программу через удаленное подключение…выезжать на встречи уже не обязательно в условиях повсеместной удаленной работы. Вопрос, сделают они это бесплатно или за деньги – лучше задать разработчику. Но и здесь конкуренция Вам в помощь – с уверенностью можно заявить, что есть разработчики, которые помогут Вам с тестовым внедрением до подписания договора. Просто спросите их об этом.

Даже если программа понравится, ее внедрение до максимального применения займет месяцы.
На данный стереотип есть встречный вопрос: а зачем сразу пытаться использовать в программе заявленный в ней функционал на 100%? Можно подойти поэтапно:

• Использовать ее на базовом уровне. Начать применение программы можно с хранения файлов по договорам в едином удобном интерфейсе т.н. «карточки договора» с возможностью быстрого поиска нужной информации.

• Далее перейти на комплексный подход, в рамках которого расширять количество пользователей программы, тем самым замыкая на единый контроль большее количество рабочих процессов.

• После чего перейти на максимальный уровень применения программы, когда не достаточно просто организовать единый архив документов. Преимуществом является применение аналитических инструментов в программе, такие как отчеты и диаграммы, анализ рентабельности (например по договорам), а также применение единого календаря задач с контролем исполнения и автоматического уведомления ответственных сотрудников (согласователей, исполнителей и т.п.).





Все статьи







Статьи
Новости
05.05.2022
АО "ЦЕНТР ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ И РЕМОНТА ВОЗДУШНЫХ СУДОВ РУСАЭРО" выбирает "Договор Партнер"
18.04.2022
Компания "Балтийские кондиционеры" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
11.04.2022
Одно из ведущих предприятий в сфере инженерных изысканий, геодезических и картографических работ, выбирает "ДокПартнер"
08.02.2022
Акционерное общество «Региональная Корпорация развития и поддержки Тульской области» выбирает "Договор Партнер"
28.01.2022
ФКУ "ДИРЕКЦИЯ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ, РЕКОНСТРУКЦИИ И РЕСТАВРАЦИИ КОМПЛЕКСА ЗДАНИЙ МИД РОССИИ" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
17.01.2022
Компания «Технотроникс», производитель комплексных программно-аппаратных систем мониторинга удаленных объектов, выбирает "Договор Партнер"
14.01.2022
Один из ведущих региональных учебных центров профессионального обучения выбирает "Отдел Кадров Плюс"
10.12.2021
Компания "Брегис", разработчик информационных систем для медицинских лабораторий выбирает "Договор Партнер"
25.11.2021
Компания "Промышленное энергетическое товарищество" выбирает "ДокПартнер"
11.10.2021
Один из ведущих производителей водных дисперсий полимеров выбирает "ДокПартнер"
27.08.2021
ФБУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве" выбирает "Отдел Кадров Плюс"
11.08.2021
Одна из ведущих озеленительных компаний выбирает "Договор Партнер"

Компания «РП-интеграция» является центром компетенции по разработке, внедрению и сопровождению программного обеспечения. Наработанный опыт в различных проектах и высокий уровень компетенции в сфере реализации программных решений, позволяет обеспечить полный цикл реализации проекта: анализ и постановка задачи; консультации по технологиям; запуск продукта; интеграция приложений; поддержка и сопровождение.
Портфолио компании «РП-интеграция» включает в себя как готовые (базовые) программные продукты, так индивидуальные решения (заказное ПО), реализованные под специфичные задачи Заказчиков. Скачать презентацию.
РП-интеграция: эксперт программных решений.