Почему руководители боятся автоматизации? Наша команда разработчиков «РП-Интеграция» задается этим вопросом, особенно после очередного общения с консервативным приверженцем ручного контроля бизнеса с применением файлов Excel.

Зачастую, в разговорах с собственниками и руководителями тема автоматизации почти всегда начинается одинаково. Приходится слышать тезисы: «это дорого», «нам сейчас не до этого», «у нас все под контролем в Excel» или «мы не понимаем, с чего начать».

На первый взгляд эти аргументы рациональны, особенно для небольших команд. Но приведенные выше отговорки к рациональности имеют слабое отношение. На практике страх автоматизации редко связан с технологиями. Сомнения руководителей связаны с их привычками и как они видят собственную роль в бизнесе.

Excel как зона управленческого комфорта

Ручное управление через Excel, файлы и папки создаёт опасную иллюзию контроля. Конечно, руководитель и сотрудники видят цифры, вносят данные в таблицы, собирают отчёты и каждый уверен, что все под контролем.

На самом деле ощущение «эффективной автоматизации» через Excel ложно, так как происходит подмена управленческой системы. Пока данные разрознены, шаблоны документов создаются вручную, а отчёты собираются «героическими усилиями», руководитель чувствует себя незаменимым «супер-координатором». И именно это удерживает его в зоне комфорта. Но является ли ключевой ролью руководителя тратить энергию на «авральные» решения вопросов через постоянный поиск ошибок в документах, ручное согласование договоров или координацию сотрудников по «склеиванию» в единый отчет данных из разных файлов Excel?

Ложные страхи автоматизации

Первый страх — «автоматизация стоит дорого».
В реальности может пугать не цена, а то, что автоматизация выявит управленческие ошибки, которыми придется заниматься, оптимизируя бизнес-модель, что может нарушить «ложную» стабильность».

В Excel потери размазаны во времени и не бросаются в глаза, а проблемы очевидны: часы сотрудников, ошибки в документах и отчетах, задержки решений. А применение специализированных программных решений превратит хаос в цифры, которые покажут правду.

Второй страх — «лучше отложить, мы запутаемся и потратим время впустую».
Данное оправдание не про загруженность. Это страх остановиться и честно посмотреть на процессы компании. Автоматизация потребует ответить на ключевые вопросы: где начинается процесс, где он заканчивается, кто отвечает за результат. Многие компании существуют годами на привычках и интуиции, все держится на «ручном контроле», а не на оптимизированных бизнес-процессах.

Третий страх — отсутствие понимания поэтапного (плавного) подхода к вопросу автоматизации.
Автоматизацию часто представляют как большой и рискованный проект с внедрением дорогих программных решений. Хотя на практике автоматизация начинается с малого: устранения главных рутинных операций, ручной контроль которых не несет управленческой ценности.

Например, какую управленческую ценность несет контроль со стороны руководителя поиск ошибок в шаблонах документов, которые сотрудники готовят в ручном режиме? Или должен ли руководитель «бегать» за сотрудниками для формирования сложного отчета или для координации согласования договоров? Это же простые и рутинные процессы, которые необходимо оптимизировать в первую очередь. И таких примеров ненужной активности руководителя множество в любой команде. По мере роста компании, ключевые лица все больше времени должны тратить на стратегическое развитие, а не на координацию рутинных операций.

Почему автоматизация рутинных процессов меняет мышление

Перелом происходит не тогда, когда внедряется «большая система», а тогда, когда автоматизируются самые базовые задачи:

• создание заполненных шаблонов договоров и первичных документов без копирования и ошибок;
• централизованное хранение информации в единой базе с быстрым поиском (вместо хаоса файлов в папках и постоянными запросами к сотрудникам найти нужные сведения);
• автоматическое формирование отчётов любой сложности вместо ручной сборки из разрозненных файлов Excel, понятных только их создателям.

Как только будут автоматизированы первые рутинные процессы, руководитель может столкнуться с непривычным ощущением: у него высвобождается время и на первый план выходят мысли не о поиске ошибок у сотрудников, а на поиск ответов о дальнейшем развитии бизнеса.

Заниматься вопросами стратегии необходимо без рутинного напряжения и постоянных переключений на пустые планерки по разрешению проблем, которые будут отсутствовать после внедрения соответствующих программных решений, и не обязательно дорогих, и сложных.

Главная потеря руководителя, который не автоматизирует

Если руководитель годами занимается рутиной, которую можно автоматизировать без крупных бюджетов, он постепенно теряет ключевые управленческие преимущества:

• у него нет времени и энергии на стратегию;
• он не работает над новыми продуктами и нишами;
• он не занимается построением команды и корпоративной культуры;
• он управляет текущими действиями, а не будущим бизнеса.

В итоге компания застревает в операционной эффективности, но не развивается.

Автоматизация как проверка зрелости управления

Автоматизация — это не ИТ-проект ради соответствия трендам. Это управленческий фильтр, который выявит слабые места в бизнес-модели компании:

• где нет процессов;
• где решения принимаются интуитивно;
• где истинная роль руководителя подменена не нужным «ручным» контролем рутинных задач.

Если в Вашей компании уже есть понимание, что ряд задач не позволительно «дорого» продолжать вести в «ручном режиме», то начните с группировки задач кадрового учета, договорной работы и клиентского сервиса. Внедрять единое ИТ-решение на все бизнес-процессы дорого, особенного для малых компаний. На рынке ПО уже существуют полезные программные решения с небольшой стоимостью владения.