В каждой компании идет работа с сотнями и даже тысячами файлов разного формата. К ним относятся распоряжения, кадровые приказы, договоры, первичные документы и прочие рабочие данные. Казалось бы, зачем задаваться вопросом «где и как хранить все эти файлы», ели это простая формальность — продолжай хранить их на разных компьютерах сотрудниках или в их почте. Ведь при необходимости, коллеги могут запросить друг у друга нужные сведения и файлы.
📌 Но как показывает практика, одной из ключевых причин проблем безопасности бизнеса и медленного поиска информации является разрозненное хранение рабочих файлов: на почте сотрудников, в папках разных компьютеров, в переписке в мессенджерах или на разных носителях (флешки и внешние диски).
Результат очевиден, при таком разрозненном хранении рабочих данных затрачивается лишнее время на поиск нужной информации или построение сложного отчета. А порой это приводит уже к невыполнимым задачам, если файл потерян или сотрудник уволился.
🧩 Поиск рабочих файлов как скрытая проблема
Представьте обычную рабочую ситуацию: сотрудник получает запрос от руководителя или контрагента — найти финальную версию договора, подписанного полгода назад. При этом нет никакой единой базы рабочих файлов. Начинается настоящий квест, затрагивающий несколько коллег. Бухгалтерия не может найти контракт в ЭДО, так как скорее всего был обмен оригиналами или сканами подписанного договора. Исполнитель не помнит, где последний скан:
- Документ, может быть, в нескольких версиях у разных сотрудников, так как договор проходил согласование.
- Возможно, нужный файл где-то в переписке на почте или мессенджере,
- Есть вероятность, что файл в определенной папке на компьютере сотрудника или на его флешке.
- Но не отчаиваемся, благо в компании есть локальная сеть с тремя папками для общий файлов и есть вероятность найти его среди сотен и тысяч прочих файлов.
Согласитесь, вполне реальная ситуация и знакомая для Вас. Не сложно подсчитать, что поиск одного файла в таком случае занимает не минуты, а десятки минут, иногда даже часы.
Последствия такой разрозненности, а проще говоря «бардака», приводит к задержкам, штрафам за пропущенные сроки и дублированию работы.
📌 Сколько времени теряется при разрозненном хранении файлов — пример расчета
Чтобы от эмоционального начала перейти к деталям, рассмотрим расчет затрат времени.
Рассмотрим средние цифры:
- Среднее время поиска одного файла(минимум): 10 минут. Рассматривается ситуация, когда не известно точное название файла и есть понимание, что существуют разные версии файлов и нужно найти финальную. И нет уверенности, что нужный файл находится именно на компьютере сотрудника.
- Количество поисков в месяц на одного сотрудника (минимум раз в день): 30 раз. На практике искать могут проекты договоров, сканы подписанных документов (контракт или акт), спецификации или запросы контрагентов.
- Средняя стоимость часа сотрудника: 800 руб./час.
📌 Расчет:
10 минут × 30 поисков = 300 минут (~5 часов) в месяц на одного.
Если таких сотрудников 5 — это уже 25 часов в месяц, потраченных только на поиск.
Умножаем на часовую оплату: 25 часов × 800 руб. = 20 000 руб. потерь в месяц только на поиск одного файла сотрудника.
Напомним, были взяты минимальные числа. Более того, в приведенном расчете не оценивались риски последствий задержки по времени: пропуск сроков, штрафы или недовольства контрагентов (клиенты и поставщики).
📌 Негативные последствия для бизнеса
- Потеря эффективности — время, которое сотрудники тратят на поиск, можно было потратить на более важные задачи.
- Дублирование работы — если не удастся найти нужную информацию, то один и тот же документ придется создавать повторно и повторять с ним рабочие процедуры (согласование и подписание).
- Рост рисков — просрочка по договорам, штрафы, репутационные потери.
- Демотивация сотрудников — работа превращается в «поиск файлов», а не решение реальных задач.
🧩 Решение: единая система с общей базой рабочих данных
Описанная выше проблема решается только через централизованное хранение и контроль. Это достигается двумя способами:
📌 Первый вариант: Создание общего набора папок в соответствии с классификацией рабочих сведений
Папки с общим сетевым доступом можно организовать в рамках локальной сети компании или на облачном сервисе хранения файлов (Яндекс.Диск, Облако Mail.ru и т.п.).
Такой подход не обеспечивает настройку прав доступа и какую-либо аналитическую функциональность по построению отчетов и прочие возможности, но в любом случае это лучше «разбросанных» файлов по компьютерам сотрудников.
В случае выбора первого варианта, коллегам нужно договориться о правилах применения общей папки: какие файлы сохранять, как наименовать и как поддерживать версионность.
📌 Второй вариант: Применение программных решений для учета документов.
Преимущества применения учетных программных решений:
- Безопасность хранения рабочих данных (настройка прав доступа в многопользовательском режиме).
- Единая база документов с контролем версионности.
- Автоматический поиск за несколько секунд по ключевым параметрам.
- Контроль статусов и сроков с уведомлениями-напоминаниями сотрудникам-исполнителям.
- Быстрое формирование отчетов, графиков и диаграмм по нужным условиям и период времени.
От руководителей можно услышать мнение, что им проще оставить все как есть, так как внедрение информационных систем — это существенные затраты времени. Но это не так, причины этого заблуждения уходят в прошлое, когда серьезное программное обеспечение было очень дорогим.
В настоящее время есть большой выбор решений. Можно стремится внедрить дорогую и единую информацию систему, охватывающую все отделы. Но можно рассмотреть менее затратный подход: распределить ключевые процессы по группам и в каждый отдел внедрить отдельную программу:
- Для секретариата и канцелярии;
- Для кадрового учета;
- Для договорного учета;
- Для учета клиентов и продаж (заказы, заявки).
📌 Экономический эффект от второго варианта очевиден: обеспечение безопасности хранения данных и сокращение времени на поиск документов на 70–80%, снижение рисков и повышение контролируемости процессов.
Чтобы внедрение новой программы прошло успешно, рекомендуем ознакомиться с нашей статьей о том, как составить план внедрения программного обеспечения.
🧩 Вывод
Централизация хранения и контроль рабочих сведений приводит к сокращению время поиска файлов и минимизации рисков пропущенных сроков. Каждый час, потраченный на хаотичный поиск, увеличивает денежные затраты, а как известно сокращение затрат — это ключевая задача любого бизнеса. В дополнение к этому, речь идет о безопасности рабочих сведений, критически важных для любой компании.
📌 В завершение обзора рекомендует Вам скачать вариант анкеты, который применяется для проведения опроса сотрудников с целью анализа затрат времени на поиск рабочих сведений.
Скачать опросник можно по данной ссылке.
Методика применения опроса
- Охват сотрудников
- Опросить всех сотрудников, которые регулярно работают с приказами, договорами, актами, счетами и перепиской.
- Желательно охватить разные отделы: продажи, юридический, бухгалтерия, кадры, снабжение.
- Сбор данных
- Онлайн-опрос через облачные таблицы, Yandex Forms, Google Forms или прочие сервисы.
- Анонимность повышает честность ответов.
- Обработка данных
- Рассчитать среднее время поиска документа на сотрудника.
- Умножить на количество поисков в месяц и на число сотрудников в отделе — получится потеря часов на отдел/компанию.
- Сопоставить с зарплатами сотрудников для расчета финансовых потерь.
- Выводы и рекомендации
- Определить, какие отделы теряют больше всего времени.
- Выявить ключевые причины (разрозненное хранение, отсутствие поиска, дублирующие версии).
- Сформулировать решение: централизованная учетная программа, автоматизация поиска, обучение сотрудников.