В любой компании есть процессы, которым зачастую не уделяется приоритетного внимания со стороны руководителей, в отличии от бухгалтерии и продаж, которые у всех на первом месте. Но на практике, те самые «незаметные» группы процессов т.н. бэк-офиса могут определять стабильность и скорость работы компании. Речь идёт о секретариате, договорном и кадровом учёте.
Легче всего справляться с рутиной небольшим организациям, когда нет явного разделения на бэк и фронт офисы, все успешно развивается при «ручном управлении». Но по мере роста объёма документов и сотрудников начинают выявляться проблемы: потерянные письма и документы, просроченные договоры, ошибки в кадровом учете. Всё это непосредственно влияет на сроки, репутацию и в итоге на деньги.
В данном обзоре опишем наиболее ключевые признаки, которые показывают, что настало время автоматизации секретариата, договорного и кадрового учета. Стоит отметить, что данный материал подготовлен на основании реального опыта нашей команды «РП-Интеграция» при внедрении программных решений для учета документов
Секретариат
На что обратить внимание:
- Среднее время регистрации входящего письма. Если на это уходит более 30 минут, процесс перегружен.
- Среднее время уведомления сотрудников о распоряжении руководителя. Если на это уходит более 60 минут, процесс перегружен
- Количество потерянных или просроченных документов. Даже 3–5 случаев в месяц создают правовые и репутационные риски.
- Поиск документов. Если поиск документа требует более 15 минут, то ни о какой единой безопасной базе документов речи не идет.
Почему важно: медленный и непрозрачный документооборот ведёт к срыву сроков и снижает управляемость.
Преимущества автоматизации:
- Электронная регистрация входящих и исходящих писем и внутренних документов;
- Безопасная единая база;
- Автоматическое формирование приказов и распоряжений.
- Быстрый поиск и контроль статусов исполнения поручений.
Договорной учёт
На что обратить внимание:
- Среднее время согласования договора. Если больше 2–3 рабочих дней, то это ведет к задержкам в сроках сделок, что влечет кассовые разрывы и репутационные проблемы.
- Среднее время формирования заполненного шаблона договора. Если заполнение договора, допсоглашений и первичных документов делается вручную и на это уходит более часа минут, то речь идет о ручном заполнении, что не гарантирует безошибочное формирование документов.
- Если доля договоров, подписанных с опозданием, более 10% — риски финансовых потерь.
- Объём ручных сверок сроков и статусов исполнения договора. Чем больше устной координации, звонков и переписки между отделами при контроле исполнения, тем выше временные издержки и как следствие срывы сроков и финансовые потери.
- Поиск подписанных договоров и первичных документов. Если поиск документа требует более 15 минут и все документы распределены по разным почтам и сотрудникам, то ожидайте проблемы с бухгалтерской отчетностью, требующей закрывающих документов вовремя в срок.
Почему важно: ошибки в документах и временные задержки в договорном учете — это упущенные деньги, повышенные юридические и финансовые риски.
Преимущества автоматизация:
- единый реестр договоров и первичных документов с быстрым поиском;
- автоматический контроль сроков согласования и исполнения;
- автоматическое формирование заполненных шаблонов договоров и первички;
- сложные отчёты за несколько секунд;
- быстрый поиск.
Кадровый учёт
На что обратить внимание:
- Отсутствие подписанных документов по персональным данным. Отсутствие даже одного документа по обработке ПД может привести к штрафам трудовой инспекции или Роскомнадзора.
- Доля ошибок в личных делах работников. Если более 10% карточек содержат неточности — риск проблем при проверках.
- Время подготовки кадровых приказов (кадровое делопроизводство имеет свои требования по срокам). Отсутствие необходимо пакета документов также приведет к проблемам при трудовой инспекции или возможному конфликту непосредственно с сотрудником.
- Скорость приёма новых сотрудников. Если оформление занимает больше 2–3 дней, значит отдел кадров перегружен или не добросовестно подходит к своей работе.
Почему важно: кадровые ошибки приводят к штрафам, а задержки понижают уровень лояльности сотрудников.
Преимущества автоматизация:
- решение вопросов с документами по обработке персональных данных;
- безопасное хранение персональных данных кандидатов и сотрудников в закрытой базе кадровой программы;
- автоматическое формирование кадровых приказов, справок и отчетов;
- снижение нагрузки на кадровика и повышение качества взаимодействия с сотрудниками;
- быстрый поиск.
Общие индикаторы
Вне зависимости от вида учета, есть набор общих показателей, на которые следует периодически обращать внимание и контролировать их. К таким индикаторам можно отнести:
- Затраты времени на обработку входящих писем;
- Затраты времени на формирование внутренней документации;
- Затраты времени на анализ сроков и статусов коммерческих документов (договоры, первичка);
- Затраты времени на кадровое делопроизводство;
- Частота ошибок в документах.
- Количество жалоб сотрудников на проблемы делопроизводства внутри компании.
Вывод
Секретариат, договорной и кадровый учёт — это не просто «вспомогательные процессы», а основа управляемости компании. Без бэк-офиса не будет поддержки продаж. Если документы постоянно теряются, договоры «зависают» в длительных согласованиях, а кадровые приказы формируются с задержками, значит в компании достигнут порог, когда без автоматизации указанных процессов количество ошибок будет накапливаться, что в итоге приведет к финансовым и юридическим проблемам.
Наведение порядка рекомендуется начать с создания «таблицы ключевых индикаторов (показателей)» и их анализа на постоянной основе. Если показатели начинают существенно отклоняться от нормы, то это явный признак задуматься о внедрении необходимого программного обеспечения.