Ошибки в кадровых документах являются основной причиной нарушения трудового законодательства. Эти ошибки могут накапливаться, так как многие руководители даже не подозревают о них, пока не столкнуться с проверками трудовой инспекции. Более того, могут быть инициированы проверки Роскомнадзор при наличии ошибок в обработке персональных данных.
В данном обзоре разберем 5 ключевых признаков того, что пора отказаться от ручного формирования кадровых документов в Word или Excel и перейти на автоматизацию кадрового делопроизводства.
1. Вы не уверены в сохранности персональных данных (152-ФЗ)
- Ситуация:
- Личные данные сотрудников хранятся в файлах Excel, Word или бумажных папках.
- Доступ к ним есть у большого количества сотрудников, включая работников, не имеющих отношения к кадрам.
- Риски:
- Штрафы до 500 000 руб. за нарушение закона о персональных данных (152-ФЗ).
- Иски сотрудников при утечке персональных данных.
- Решение:
- Хранить информацию по сотрудникам в «закрытой» базе данных программы кадрового учета с доступом через логин и пароль
- Подготовить все необходимые документы по обработке персональных данных (положения по ПД, согласия на обработку ПД, приказы о назначении ответственных лиц по работе с ПД и прочие документы).
2. Вы не готовы к проверке трудовой инспекции
- Ситуация:
- При проверке вы не можете быстро собрать нужные кадровые приказы за прошлые периоды.
- Формы документов устаревшие и не соответствуют текущему законодательству.
- Риски:
- Штрафы до 100 000 руб. за отсутствие документов (ст. 5.27 КоАП).
- Решение:
- Применение кадровой программы с формированием приказов за любой период времени по сотрудникам (включая уволенных).
3. Излишние затраты времени кадровика на рутинное формирование в Word или Excel повторяющихся шаблонов кадровых приказов по разным сотрудникам
- Ситуация:
- Один приказ в Word или Excel = это минимум 30 минут (или часы) на поиск нужного варианта файла приказа, заполнение и согласование.
- При увольнении сотрудника приходится искать и вручную проверять все файлы Word и Excel, относящиеся к нему.
- Потери:
- Хранение персональных данных в открытом доступе в файлах Word и Excel = риски штрафов от Роскомнадзора.
- Оплата времени специалиста кадров за работу, которую можно автоматизировать. Экономия времени позволит кадровику сфокусироваться на более важных задачах, чем постоянное копирование и заполнение файлов
- Ошибки человеческого фактора при ручном заполнении файлов Excel или Word (например, если в течении дня в ручном режиме готовятся однотипные приказы по десяткам сотрудников).
- Решение:
- Программа кадрового учета сформирует любой автоматически заполненный шаблоны приказа или трудового договоров в 1 клик за несколько секунд.
- Все приказы и документы будут хранится в программе с возможностью выгрузки их при запросе со стороны сотрудника или гос. органов.
4. Частые нарушения сроков по предоставлению нужного кадрового приказа на подпись или нарушения сроков по отчетам в СФР
- Ситуация:
- Нарушения по срокам отпусков (забывают уведомить сотрудника про периоды в соответствии с графиком отпусков).
- Больничные выплачивают с опозданием.
- Забывают пересчитать стаж для применения определенных льгот или надбавок.
- Забывают оформить приказ на перевод и соответствующее доп. соглашение.
- Забывают подать отчеты в СФР.
- Последствия:
- Штрафы по результатам проверки Трудовой инспекции.
- Конфликты в коллективе между кадровиком и сотрудниками.
- Решение:
- Автоматизацию контроля сроков и показа уведомлений можно обеспечить в программах-органайзерах или в специальных программных решениях для кадрового учета.
5. Кадровик не успевает быстро адаптироваться к изменениям в законах, даже если он самостоятельно ищет обновленные бланки приказов и изучает законодательство
- Ситуация:
- За последние годы было множество изменений законодательства по персональным данным, ЕФС отчетам, воинскому учету, миграционному учету и т.п. Менялись требования к формулировкам условий трудовых договоров и доп. соглашений. Изменения будут продолжаться.
- Периодически обновляются бланки приказов.
- Риски:
- Даже если кадровик старается отслеживать все изменения «самостоятельно в одиночку», в любом случае это тяжело и есть вероятность пропустить важные изменения. Как следствие, нарушение законодательства ведет к спорам, штрафам и искам со стороны сотрудников.
- Решение:
- Кадровая программа содержит актуальные бланки приказов, трудовых договоров и доп. соглашений. Разработчики кадровых программ постоянно отслеживают изменения законодательства, так как работают с множеством пользователей и поддерживают актуальность, выпуская обновления.
Итог
Если Вам знакомы хотя бы 2 пункта из списка выше — то Ваша компания в зоне риска. Рекомендуем провести аудит Вашего кадрового учета, выявить проблемные места и запланировать внедрение программы для кадрового учета.
Одним из ключевых шагов для минимизации рисков нарушений при работе с персональными данными, будет отказ от хранения персональных сведений кандидатов и работников в открытом виде (Word, Excel, PDF и т.п.). Храните файлы с персональными данными в специальных программах кадрового учета, с помощью которых Вы сформируете любой кадровый приказ и все документы по персональным данным в необходимом формате. Данные программные решения обеспечивают безопасное хранение всех сведений по сотрудникам.