Существуют различные виды прикладного программного обеспечения. Возможно, самыми популярными являются бухгалтерские решения, приложения для работы с клиентами и рекламно-маркетинговые сервисы. Но бизнес-процессы организации не сводятся только к бухгалтерии и рекламе. Любая организация включает в себя прочие группы внутренних процессов т.н. бэк-офиса, среди которых можно выделить четыре ключевые задачи:

  • ИТ поддержка сотрудников и внутренней инфраструктуры.
  • Кадровое делопроизводство и управление персоналом (HR).
  • Секретариат и канцелярия (административное делопроизводство).
  • Договорной учет.

Указанные виды учета обеспечивают поддержку основной деятельности, но при этом не взаимодействуют напрямую с клиентами. Если проводить аналогию с театром, то бэк-офис это «закулисье», которое не видят «зрители» (клиенты), но без «закулисья» невозможно проведение «спектакля» (основная деятельность).

Перечисленные выше группы внутренних процессов являются не менее важными, чем бухгалтерия или работа с клиентами. В данном обзоре приведем анализ планирования внедрения программного обеспечения на примере «договорного учета». Приведенный ниже пошаговый план можно также взять за основу для внедрения программных решений по других задачам и процессам.

Внедрение программного обеспечения для учета договоров требует тщательной подготовки, включающей выделение бизнес-процессов и составление плана. Ниже приведен пример пошаговой инструкции.

  1. Выделение бизнес-процессов.

Прежде всего необходимо проанализировать каким образом сейчас организован договорной учет. Какие сотрудники задействованы и какая у каждого роль при работе с договорами. После чего, на основании данного анализа выделить соответствующие бизнес-процессы.

1.1: Анализ текущих процессов

  • Сбор информации: Проведите интервью с сотрудниками, которые работают с договорами (юристы, менеджеры, бухгалтеры).
  • Документирование процессов: Зафиксируйте, как сейчас происходит работа с договорами: от создания до архивирования.
  • Определение ключевых этапов: например:
    • Обработка заявки.
    • Создание договора.
    • Согласование.
    • Подписание.
    • Исполнение обязательств.
    • Контроль сроков.
    • Архивация.
  • Определение списка сотрудников, вовлеченных в каждый этап и оценка затрачиваемого времени на каждый этап.

1.2: Выявление слабых мест в текущем регламенте договорного учета

  • Выявление мест, где возникают временные задержки.
  • Выявление мест, где дублируются обязанности разных сотрудников
  • Выявление задач (процессов), которые занимают больше всего времени (например, ручной ввод данных, поиск документов, формирование шаблонов первичных документов или договоров).

1.3: Оптимизация процессов

  • Найдите процессы, которые являются лишними в Вашем договорном учете. Или упростите процессы, устранив дублирующие шаги.
  • Определите группы задач (процессов) и этапов, можно автоматизировать с помощью программного обеспечения.
  1. Составление плана внедрения

2. После выделения бизнес-процессов и их анализа, можно переходить к формированию плана внедрения программного решения для учета договоров.

2.1: Сформулируйте четкие цели внедрения

  • Чего вы хотите достичь:
    • Сокращение времени обработки договоров.
    • Уменьшение количества ошибок при согласовании.
    • Улучшение контроля за сроками исполнения.
    • Повышение прозрачности данных.
    • Прочие цели.

2.2: Выбор программного обеспечения

  • Назначьте сотрудников, ответственных за выбор программы и дальнейшее внедрение
    • Если организация небольшое, решение могут принимать руководители или сотрудники, ответственные за договорной учет.
    • В крупных организациях можно сформировать отдельную команду:
      • Руководитель проекта.
      • IT-специалист (для настройки и интеграции).
      • Прочие сотрудники и роли.

2.3: Оценка бюджета

  • Рассчитайте затраты на:
    • Приобретение ПО.
    • Внедрение (настройка, интеграция, миграция данных).
    • Обучение сотрудников.
    • Техническую поддержку.
  • Проведите анализ рынка и составьте список подходящих программ договорного учета.
    • Список должен стоимость, правила лицензирования, политику обновлений и условия обучения и поддержки.
    • Также список должен описывать технологическую реализацию программы (веб-сервис, десктоп, формат базы данных, требования к дополнительному ПО и т.п.).
  • ПО должно поддерживать базовый функционал:
    • Справочник контрагентов.
    • Учет договоров.
    • Контроль согласований.
    • Контроль исполнения.
    • Напоминания о сроках.
    • Прочие задачи договорного учета. Подробнее об этом есть отдельный обзор.
    • Пользователи (сотрудники, которые будут работать с системой).

2.4: Планирование этапов внедрения

Разработайте поэтапный план, например:

  1. Подготовительный этап:
    • Сбор требований (описано выше в пункте 1.1).
    • Выбор поставщика ПО (описано выше в пункте 2.2).
    • Заключение договора на поставку и внедрение.
  2. Настройка и адаптация:
    • Настройка ПО под специфичные требования организации.
    • Загрузка данных из прочих систем (при наличии) и реестров договоров из Excel.
    • Интеграция шаблонов документов и договоров.
    • Настройка отчетов.
  3. Тестирование (или пилотное внедрение):
    • Проверка работы системы на тестовых данных и на базовом функционале.
    • Настройка сетевой версии с распределением прав доступа между пользователями.
    • Сбор первой обратной связи от пользователей и согласование возможных доработок с поставщиком программы.
  4. Обучение сотрудников:
    • С применением инструкций и видеоуроков.
    • Проведение тренингов от разработчиков.
    • Подготовка дополнительных инструкций при необходимости.
  5. Рабочий запуск (внедрение в эксплуатацию):
    • Переключение всех рабочих процессов договорного учета на программу.
    • Финальная настройка и оптимизация.
    • Создание регламентов (при необходимости) об обязательном применении программы на рабочих местах.

2.6: Установка сроков

  • Обязательно определите сроки для каждого этапа. Даже если они будут предварительные, то это в любом случае позволит понимать временные затраты на каждый этап и придерживать календарного плана внедрения.
  • Учтите возможные задержки. На практике всегда возникают форс-мажоры и необходимо быть готовыми к адаптации (изменениям) планов под текущие реалии.
  1. Контроль и оценка результатов

Так как целью применения программного решения является повышение эффективности, то необходимо анализировать достигнутые показатели (например, уменьшение затрат времени или минимизация ошибок).

3.1 Периодический анализ (мониторинг) результатов работы в программе (раз в месяц или квартал).

  • Контроль применения программы сотрудниками-пользователями. Анализ и оценка эффективности.
  • В случае выявления признаков игнорирования программы сотрудниками, необходимо выявлять и устранять причины (недостаточное обучение, некорректная настройка программы и распределение ролей между пользователями).
  • Формирование пожеланий по доработке функционала и согласование обновлений с разработчиком. Для этого периодически собирайте обратную связь от сотрудников-пользователей программы. Результаты обратной связи формируйте в списки пожеланий и замечаний и передавайте разработчику на рассмотрение.

3.1: Мониторинг внедрения

  • Регулярно отслеживайте прогресс по плану.
  • Проводите встречи с командой для обсуждения проблем и корректировки плана.

Шаг 3.2: Оценка эффективности

  • После внедрения оцените результаты:
    • Сравните показатели до и после (например, время обработки договоров, количество ошибок).
    • Соберите обратную связь от пользователей.

Шаг 3.3: Постоянное улучшение

  • На основе обратной связи и анализа данных вносите улучшения в процессы и систему.

 

Итог

Выделение бизнес-процессов и составление плана внедрения — это ключевые этапы для успешной автоматизации учета договоров. Четкое понимание текущих процессов, правильный выбор ПО и поэтапное внедрение помогут минимизировать риски и достичь поставленных целей.